SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc. Acces 2007

SISTEM INPUT  DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR  PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK TIMUR  MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc. Acces 2007

 

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Laporan Ditulis Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan

Guna Menyelesaikan Studi Jurusan Manajemen Perkantoran

Pada Lembaga Pendidikan Profesi LPWN Hamzanwadi Pancor

Oleh :

ABD. MUHID

NPM. 03.07.08.0207

                                                                                   

LEMBAGA PENDIDIKAN PROFESI

LPWN HAMZANWADI PANCOR

2011/2 0 1 2

ABSTRAK

Tehknolgi pendidikan merupakan perwujudan dari inovasi pendidikan yang menuntut semua orang dalam memecahkan masalah-masalah, terutama masalah kinerja kepegawaian dalam penginputan data surat masuk dan surat keluar yang dihadapi pegawai UPTD Dikpora Sukamulia Kab. Lombok Timur. Dalam proses penginputan data surat masuk dan keluar, pegawai sering menemukan beberapa masalah dari soft yang di gunakan, yaitu mudah terhapusnya data-yang sudah diinput dan tidak memiliki keamanan untuk melindungi data. Untuk menigkatkan kinerja dan data dapat terlindungi dengan baik, perlu dilakukan penelitian. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah system penginputan data surat masuk dan keluar menggunakan Visual Basic 6.0.  dapat meningkatkan kinerja pegawai pada Unit Pelaksana Tekhnis Daerah Kabupaten Lombok Timur.  adapun perancangan yang dilakukan berlangsung dalam 3 ( tiga ) siklus. Penelitian tindakan kantor yakni meneliti masalah dalam hal penginputan data, perancangan aplikasi yang akan digunakan untuk melakukan penginputan data, pengujian sistem aplikasi yang telah dirancang guna untuk mengetahui letak dari kesalahan-kesalahan yang ada dari aplikasi tersebut. Jadi hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa Sistem Input Data Surat Masuk Dan Surat Keluar Menggunakan Visual Basic 6.0.  dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam melakukan aktivitas sehari-hari Pada Unit Pelaksana Tekhnis Daerah Dinas Pendidikan Dan Olahraga.

Kata kunci : Data Base, Sistim Input Data Surat Masuk Dan Keluar

M O T T O

“Masalah bukanlah  menjadi pemghalang untuk mencapai sebuah kesuksesan”

HALAMAN  PERSEMBAHAN

Laporan ini Saya Persembahkan Kepada :

Ø  Bapak, Ibu, Keluaga dan Orang terdekat saya yang tercinta, yang telah menyuport atau mendukung dan membantu saya baik secara moril maupun materil, dan senantiasa selalu mendoakan saya.

Ø  Bapak, Ibu Dosen saya yang saya hormati, yang  telah medidik dan mengajar saya dalam bentuk ilmu baik dalam bentuk materi maupun praktik.

Ø  Pimpinan dan segenap pegawai atau staff  kantor UPTD Dikpora Sukamulia yang saya hormati, yang telah banyak membatu saya dalam berbagai hal.

HALAMAN PERSETUJUAN

SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR  PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc. Acces 2007

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Oleh :

                                 N a m a                              :  ABD. MUHID

                                 N P M                               :  03.07.08.0207

                                 Tempat, Tanggal Lahir      : Banjar Manis, 15 September 1989

                                 Angkatan Tahun               :  2007/2008

Menyetujui :

	Pembimbing  I             Rasyid Hardi W, ST.M.Pd			Pembimbing  II Suhartini, SE
		Mengetahui : Ketua Jurusan Manajemen Perkantoran YAHYA, ST NIK. 08.03.046

 

HALAMAN PENGESAHAN

SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR  PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc. Acces 2007

Oleh :

A B D. M U H I D

NPM. 03.07.08.0207

Dipertahankan di Depan Dewan Penguji 

Jurusan Manajemen Perkantoran

Lembaga Pendidikan Profesi LPWN HAMZANWADI Pancor

Pada Tanggal  :  ... Maret 2012

DEWAN PENGUJI

                                                                                   

1.  ……………………………………           (  Ketua )         ………...........…..

2.  ……………………………………           ( Sekretaris )    …...……………..

3.  ……………………………………           ( Anggota )      ………........……..

           

Mengetahui : Direktur LPWN HAMZANWADI Pancor MARTUA HAMONANGAN NASUTION, M.Pd NIK. 02.01.001

                                                                       

SURAT PERNYATAAN PLAGIAT

Yang bertanda tangan dibawah ini ;

            N  a  m a                      :   ABD. MUHID

            N P M                         :   03.07.08.0207

           

            Jurusan                        :  MANAJEMEN PERKANTORAN

            Angkatan Tahun         :  2007 / 2008

Dengan ini menyatakan bahwa Laporan Praktik Kerja Lapangan yang berjudul

 ” SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR  PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc. Acces 2007 ini disusun sendiri bukan hasil plagiat (jiplakan). Bilamana pernyataan ini tidak benar maka saya berrsedia dikenakan sanksi secara akademik.

                                                                               Pancor,   16 Februari 2012          

                                                                               Penyusun,

                                                                                  

                                                                               A B D.  M U H I D  

                                                                               NPM. 03.07.08.0207

DAFTAR TABEL

  

Tabel 1.1 Contoh DBMS......................................................          34

Tabel 1.2 Data Base Surat Masuk.........................................          58

Tabel 1.3 Data Base Surat Keluar.........................................          58

Tabel 1.4 Rancangan Form Password...................................          62

Tabel 1.5 Rancangan Form Input Data Surat Masuk............          63

Tabel 1.6. Rancangan Form Input Data Surat Keluar...........          64

  Tabel 1.7. Rancangan Form Pencarian Data Surat Masuk…         65

 Tabel 1.8. Rancangan Form Pecarian Data Surat Keluar….         66

DAFTAR LAMPIRAN

  

Lampiran 1. Kode Login.......................................................          84

Lampiran 2. Menu Utama.....................................................          84

Lampiran 3. Kode Input Data Surat Masuk..........................          85

Lampiran 4.Kode Input Data Surat Keluar...........................          86

Lampiran 5. Kode Cari Data Surat Masuk............................          87

Lampiran 6. Kode Cari Data Surat Keluar............................          88

KATA PENGANTAR

              Alhamdulilah dengan rasa syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga laporan Peraktik Kerja Lapangan (PKL) ini pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kab. Lombok Timur dapat terselesaikan meski hanya berupa lembaran-lembaran yang sederhana tapi mudah-mudahan bermanfaat.

Solawat serta salam tak lupa penulis haturkan keharibaan Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita kejalan yang diridoi sehingga kita dapat menjadi manusia yang berilmu dan berpengetahuan.

Buku Laporan Kerja Praktik Lapangan (PKL) ini disusun sebagai bahan ajuan untuk menempuh salah satu syarat guna menyelesaikan studi di Lembaga Pendidikan Wasyirin Najabah (LPWN).

               Penulis menyadari, dalam penulisan laporan ini tidak akan berhasil atau sempurna tampa dukungan dari lembaga atau instansi yang terkait. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada yang terhormat :

1.      Bapak Martua Hamonangan Nasution, M.Pd, selaku Direktur LPWN HAMZANWADI Pancor

2.      Bapak Hariman Bahtiar, S.Kom selaku Asisten Direktur I, Bapak Ahmad Masfu, SE selaku Asisten Direktur II, Bapak L. M. Samsu, SE selaku Asisten Direktur III yang telah memberikan kemudahan selama penulis mengikuti studi di LPWN HAMZANWADI Pancor

3.      Bapak Yahya, ST. selaku Ketua Jurusan Manajemen Perkantoran.

4.      Bapak Rasyd Hardi W, ST.M.Pd selaku Dosen Pembimbing I, dengan tulus dan sabar mengarahkan dalam memberikan bimbingan sehingga bisa terselesaikan laporan ini dengan baik dan sempurna.

5.      Ibu Suhartini, SE selaku Dosen Pembimbing II, yang selalu memberikan motivasi.

6.      Seluruh Bapak/Ibu Dosen yang telah mengajarkan dan membimbing kami.

7.      Bapak Bapak H. Lalu Mukhsan S,Pd selaku Kepala Unit Kantor UPTD Dikpora,Sukamulia yang telah mengizinkan melakukan praktik di instansinya.

8.      Bapak/Ibu/Saudara/i saya yang telah mendo’akan sehingga saya diberi kesehatan sampai laporan ini selesai.

9.      Teman-teman seangkatanku mudah-mudahan kita semua menjadi orang sukses berguna bagi Agama Nusa dan Bangsa.

               Penulis menyadari laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu dalam kesempatan ini pula penulis mengharapkan masukan baik berupa kritik atau saran yang sifatnya membangun demi kkesempurnaan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan bermamfaat bagi kita semua, Amin Yarobbal Alamin.

                                                                                       Pancor, 16 Februari 2012

                                                                                       Penyusun,

                                                                                      

                                                                                       A B D. M U H I D 

                                                                                       NPM. 03.07.08.0207

                                                                                               

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................          i

ABSTRAK...............................................................................................          ii

MOTTO...................................................................................................          iii

LEMBAR PERSEMBAHAN....................................................................          iv

HALAMAN PERSETUJUAN...................................................................          v

HALAMAN PENGESAHAN...................................................................          vi

SURAT PERYATAAN PLAGIAT............................................................          vii

DAFTAR TABEL.....................................................................................          viii

DAFTAR LAMPIRAN.............................................................................          ix

KATA PENGANTAR..............................................................................          x

DAFTAR ISI............................................................................................          xii

BAB   I     PENDAHULUAN..................................................................          1

A.     Latar Belakang Masalah...................................................          1

B.     Rumusan  Masalah...........................................................          2

C.     Batasan Masalah..............................................................          2

D.     Manfaat dan Tujuan Kuliah Kerja Peraktik......................          3

E.      Rincian Pelaksanaan........................................................          5

BAB  II    LANDASAN TEORI..............................................................          7

A.     Pengertian Sistem.............................................................          7

B.     Visual Basic.....................................................................          11

C.     Database..........................................................................          30

BAB  III    ANALISIS DAN PERANCANGAN.....................................          47

A.     Latar Belakang Instansi/Lembaga/Badan/Perusahaan.......          47

B.     Sistem yang sedang berjalan..........................................          51     

1.      Analisa Pengembangan..............................................          51

2.      Analisa Sistem Baru...................................................          51

3.      Kebutuhan Sistem .....................................................          53

4.      Kebutuhan User.........................................................          54

5.      Perancangan Sistem Baru...........................................          55

6.      Flow Chart.................................................................          59

7.      Rancangan Antar Muka..............................................          61

BAB  IV  IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN..............................          67

A.     Implementasi....................................................................          67

B.     Pengujian Sistem..............................................................          75

BAB  V  PENUTUP................................................................................          79

A.     Kesimpulan .....................................................................          79

B.     Saran................................................................................          80

C.     Rekomendasi...................................................................          81

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................          82

LAMPIRAN – LAMPIRAN...................................................................          83

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap kegiatan yang dilakukan di setiap kantor, organisasi atau perusahaan di tuntut untuk menyesuaikan dengan kemajuan yang ada, agar tujuan perusahaan dan organisasi dapat dicapai dengan seoptimal mungkin. Selain harus dapat meningkatkan pelayanan terhadap pihak lain atau organisasi sebagai mitra yang terkait namun untuk memerlukan peningkatan efisiensi dan efektifitas dari organisasi tersebut. Dalam pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan tersebut faktor arsip yang ada di dalamnya tidak dapat di abaikan karena unsur yang terpenting selain faktor-faktor lainnya.

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Salah satu permasalahan yang dihadapi UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur  terdapat pada sub bagian pemerintahan, dimana proses sistem pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan proses manual akibatnya sulit menemukan kembali arsip yang diperlukan untuk proses pelaksanaan kegiatan, sehingga terjadi dan terdapat duplikasi arsip serta menumpuknya data yang memenuhi ruangan sub bagian pemerintahan sehingga mengahambat kelancaran aktifitas kerja dan belum adanya laporan surat masuk dan surat keluar serta surat tembusan keluar yang akan diberikan kepada kepala dinas.

Salah satu tugas bagian pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia adalah pencatatan surat masuk dan keluar masih secara manual. Oleh karena itu komputer sangat di perlukan untuk mengatasi masalah dalam hal pencatatan surat masuk dan surat keluar, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah berkomputerisasi dapat menekan kesalahan atau kekeliruan yag terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data-data yang di perlukan akan sangat mudah di temukan apabila sudah terkomputerisasi.

Dari uraian di atas, Maka penulis tertarik untuk membuat laporan kerja praktek lapangan dengan judul “SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR UPTD Dikpora KABUPATEN LOMBOK TIMUR DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN Ms. ACCES 2007”.

B.  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalahnya adalah “ Bagaimana membuat sistem input data surat masuk dan surat keluar yang saat ini sedang berjalan pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur dengan menggunakan program Visual Basic 6.0 dan Ms. Acces 2007”.

C. Batasan Masalah

      Batasan masalah pada laporan ini adalah :

1.      Aplikasi yang dibuat adalah aplikasi sistem input data surat masuk dan surat keluar di Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.

2.      Program aplikasi yang di gunakan adalah Program Visual Basic 6.0 dan Ms. Acces 2007.

D. Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL)

1. Tujuan Praktek Kerja Lapangan ( PKL )

a)      Membekali mahasiswa dengan pengalaman yang sebenar-benarnya dalam dunia kerja sebagai persiapan guna penyesuaian diri dalam dunia kerja.

b)      Menempatkan keterampilan mahasiswa yang diperoleh dari latihan peraktik dikampus.

c)      Mengetahui sejauh mana ilmu yang diperoleh selama menempuh pendidikan di lembaga profesi ( kampus )

d)     Membekali mahasiswa untuk meningkatkan disiplin dunia kerja sebagai persiapan guna penyusaian diri dalam dunia kerja dan masyarakat.

e)      Melatih mahasiswa untuk meningkatkan disiplin kerja sehingga menjadi tenaga yang betul-betul mencintai tugas dan tanggung jawab guna mewujudkan tenaga yang siap pakai.

f)       Mengutamakan persiapan mahasiswa untuk memasuki lapangan kerja.

2. Manfaat Praktek Kerja Lapangan(PKL)

a.      Bagi Mahasiswa.

1)    Meningkatkan kualitas sumber daya manusia ( SDM ) yang terampil dalam bekerja dan memperoleh pengalaman atau ilmu baru.

2)      Mampu meningkatkan keterampilan dalam tugas dan pekerjaan secara langsung.

3)      Untuk mengetahui dan Menganalisis tata cara atau sistem pengolahan pada instansi atau perkantoran

4)      Memperluas pandangan dan wawasan terhadap satu jenis perkantoran di bidang masing-masing pada instansi yang bersangkutan.

b.      Instansi.

1)      Dapat mengurangi volume kerja instansi dalam bekerja.

2)      Sebagai sumbangan pemikiran atau tenaga bagi instansi yang membutuhkan.

c.        Kampus.

1)      Hasil dari Peraktik Kerja Lapangan ( PKL ) berupa laporan dapat menambah kelengkapan perpustakaan untuk di jadikan bahan acuan penyusunan laporan bagi mahasiswa lainnya.

2)      Ilmu pengetahuan yang diperoleh dari kampus dapat diterapkan sekaligus dapat memberikan perbandingan antara praktik dan teori.

E.  Rincian Pelaksanaan

Dalam menjalankan praktik kerja lapangan ( PKL ) di UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Waktu pelaksanaan On The Job Training di mulai pada hari senin sampai hari jum’at 5 hari kerja mulai pkul 07.30 Wita sampai dengan 16.00 Wita , bertempat di kantor tersebut.

Selama menjalankan praktik kerja lapangan ( PKL ) penulis merincikan kegiatan secara garis besar sbb  :

1.      Pengarahan dan pengenalan staf dan pegawai UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.

2.      Peroses penempatan bagian untuk peserta Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan oleh ( Kabag ).

3.      Mengikuti apel pagi.

4.      Mengagendakan  surat keluar dan surat masuk dan lembar disposisi.

5.      Mengetik surat keluar dan surat tugas.

6.      Olahraga setiap hari jum’at.

7.      Mengetik rekap pengeluaran.

8.      Mengikuti imtaq bulanan.

9.      Mensortir surat masuk dan surat keluar.

BAB II

LANDASAN TEORI

A.    Pengrtian Sistem

Suatu sistem adalah kumpulan prosedure, proses-proses, metode-metode atau teknik-teknik yang dipersatukan oleh beberapa bentuk inveteraksi yang diatur untuk membentuk suatu kesatuan terorganisir dalam kamus besar Bahasa Indonesia.

Pengertian sistem adalah pelaksanaan dari suatu pekerjaan dan dalam Bahasa Inggris kata sistem mengandung arti pelaksanaan atau penerapan.

Adapun Pengertian Sistem Menurut Beberap ahli :

1.      Menurut Tatang M. Amirin (1992 :1), Pengertian sistem adalah himpunan fakta yang saling berhubungan secara teratur dan

2.      Menurut Jogiyanto,HM (1982 : 2), Pengertian sistem  adalahkumpulan dari elemen merupakan suatu keseluruhan.-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

3.      Menurut Taori.D.Mahzuri (1997 :1), Definisi sistem yang umum di dunia manajemen, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan (Input) untuk mencapai tujuan atau keluaran tertentu (Output).

Proses yang terjadi disini dapat terdiri dari bermacam-macam tipe yaitu Proses Fisik, Proses Prosedural, Prosedur Konseptual Proses Sosial.

 Dari definisi di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem atau sistem-sistem bagian suatu kesatuan sehingga tujuan dan sasaran sistem dapat tercapai.

Karakteristik Sistem

Sesuai dengan maknanya, pengembangan sistem harus di tinjau dari pendekatan sistem. Hal ini berarti pengembangan sistem itu sendiri dimana proses pengolahan data yang berlangsung harus dilihat sebagai sistem.

1.      Komponen Sistem (System Component)

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling bekerjasama membentuk satu kesatuan yang dapat berupa sistem atau sub sistem.

2.      Batas Sistem  (Sistem Boundary)

Batas Sistem adalah suatu daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain. Batasan tersebut dapat berupa :

1. Peralatan yang digunakan
2. Personal-personal
3. Biaya-biaya
4. Peraturan-peraturan

3.      Lingkungan Luar Sistem (System Environment)

Lingkungan Luar sistem adalah apapun diluar batas dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4.      Penghubung Sistem (System Inferface)

Interface merupakan media penghubung antar satu sub sistem dengan sub sistem yang lain.

5.      Masukan Sistem (System Input)

Suatu energi yang dimasukkan ke dalam sistem, merupakan bagian yang berfungsi untuk menerima data masukan.

Dalam pemasukan data terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan :

a.      Jenis data yang dimasukkan

b.      Dari mana data dimasukkan

3. Frekuensi pemasukan data

6.      Keluaran Sistem (System Output)

Output adalah hasil energi yang telah selesai diproses atau tujuan akhir dari suatu sistem yang berguna bagi pemakai.

7.      Pengolahan Sistem (System Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan data menjadi keluaran/informasi, yang sesuai dengan kebutuhan organisasi atau pengguna.

8.      Sasaran Sistem (System Objectives)

Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan.

Karakteristik Sistem Yang Baik

Harus mampu menganalisa sebuah sistem, adapun kriteria- kriteria sistem yang baik yaitu :

1.      Ekonomis

Semua bagian dari sistem termasuk laporan-laporan, pengawasan-pengawasan harus mempunyai nilai tambah dan tidak terjadi pemborosan biaya.

2.      Kegunaan

Sistem yang baik menghasilkan informasi tepat pada waktu dan relevan dalam proses pengambilan keputusan manajemen dan personal operasi dalam organisasi.

3.      Keandalan

Keluaran sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan harus mampu beroperasi secara efektif dan efisien.

4.      Kapasitas

Sistem harus memiliki kapasitas yang memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti pada operasi normal.

5.      Fleksibel

Sistem harus mampu menampung perubahan-perubahan

B.  Visual Basic

1.      Mengenal Visual Basic

Visual Basic untuk DOS dan Windows diperkenalkan pada tahun 1991. Versi 3.0 dari Visual Basic dikeluarkan pada tahun 1993 dan lebih mengalami kemajuan yang pesat dibandingkan dengan versi sebelumnya. Visual Basic 3.0 masih menggunakan kode-kode yang bekera dalam 16 bit. Kemudian pada akhir tahun 1995 dikeluarkan Visual Basic versi 4.0 yang mendukung proses 32 bit. Pada akhir tahun 1996 dikeluarkan Visual Basic versi 5.0 dengan kelebihan yang dapat mendukung control Activex dan mulai menghapus atau menghilangkan dukungan terhadap proses 16 bit. Dan versi yang dipakai dalam modul ini adalah Visual Basic versi 6.0 yang dikemas dalam satu paket Microsoft Visual Studio 6.0.

Visual Basic 6.0 ialah bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari BASIC. Event driven artinya program menunggu sampai adanya respons dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik atau menu dipilih. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Ada tiga edisi yang dikeluarkan Microsoft, yaitu:

a.    Standard Edition

Standard Edition sangat merekomendasikan bagi pemula yang ingin mempelajari Visual Basic 6.0 dan mempunyai fasilitas sebagai berikut:

1.      Kemampuan aplikasi 32 bit yang berjalan di Microsoft Win 9x dan Win NT untuk pemula.

2.      Terdiri dari control seperti grid, tab, dan Data Bound.

3.      Memuat Learn Visual Basic Now dan Online Help.

4.      Microsoft Developer Network CD berisi dokumentasi.

b.    Professional Edition

Professional Edition umumnya digunakan oleh para professional yang sudah cukup mendalami Visual Basic 6.0. Tidak terlalu banyak perbedaan dengan Standard Edition, hanya ada beberapa tambahan, diantaranya:

1.      ActiveX Control, termasuk Internet Control

2.      IIS (Internet Information Server)

3.      Dynamic HTML Page Designer

c.    Enterprise Edition

Lebih ditekankan untuk membuat aplikasi yang bersifat server based, tapi program-program aplikasi standard dapat berjalan dengan baik jika menggunakan versi ini. Fasilitas tambahan antara lain:

1.      Application Performance Explorer

2.      IIS (Internet Information Server)

3.      Support for Microsoft Transaction Server 2.0

4.      SQL Debugging

5.      Visual Component Manager

6.      Visual Database Tool

Visual Basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP). Sayangnya, Visual Basic sampai saat ini hanya dapat berjalan diatas lingkungan sistem operasi Windows. Untuk kalangan sistem operasi yang lain seperti Linux misalnya, Visual Basic masih belum bisa berjalan optimal walaupun saat ini sudah mulai dirintis sebuah framework berbasis .NET agar dapat menjalankan aplikasi VB.NET diatas platform Linux.

2.    Mengenal Integrated Development Environment (IDE) VB 6.0

Kepopuleran Visual Basic sebenarnya datang dari lingkungannya yang sering disebut Integrated Development Environment atau IDE. IDE membantu membangun sebuah aplikasi besar, menulis sebuah program, menjalankan program, dan menghasilkan sebuah executable file. Executable File yang dihasilkan oleh Visual Basic bersifat independen, dan karena itu file tersebut dapat dijalankan pada komputer tanpa harus menginstall Visual Basic.

Pemograman visual merupakan dimensi baru dalam pembuatan aplikasi karena dapat langsung menggambarkan objek-objek ke layar sebelum dieksekusi. Dalam lingkungan pengembangan visual, sekarang objek yang anda buat hasilnya langsung tampil di layar. Objek yang dibuat itu akan sama hasilnya pada saat program dijalankan. Dengan demikian tidak perlu lagi melakukan pengubahan kode program secara manual. Setelah semua objek diletakkan dalam suatu form, maka semua atribut objek tersebut akan disimpan dalam suatu kode program yang dapat langsung dijalankan.

a.    Menjalankan IDE

Untuk membuka program Visual Basic 6.0 (yang dikemas dalam Microsoft Visual Studio 6.0), ada beberapa cara yang bisa dilakukan diantaranya sebagai berikut:

1.      Klik Start – Program - Microsoft Visual Studio 6.0 – Microsoft Visual Basic 6.0. Maka pada layar awal akan muncul tampilan seperti pada gambar 1.1. Dengan membuat short cut pada jendela desktop dan untuk memulainya cukup melakukan double-click pada short cut tersebut.

2.      Ketika Visual Basic diinstall, file-file Visual Basic (*.frm, *.bas, *.vpb) di daftarkan pada sistem operasi Window, karena itu untuk memulai visual basic anda dapat  melakukan double-click pada file-file tersebut

b.    Memilih Tipe Project

Visual Basic menyediakan banyak jenis modul aplikasi. Beberapa pilihan yang terdapat pada kotak dialog New Project adalah sebagai berikut.

1.      Standard EXE : membuat aplikasi Visual Basic Standar

2.      Active EXE  :  membuat aplikasi ActiveX

3.      Active DLL  : membuat library ActiveX

4.      ActiveX Control   : membuat kontrol ActiveX

5.      VB Application Wizard   : membuat aplikasi dengan bantuan Wizard

6.      VB Wizard Manager : pusat pengelolaan Wizard Visual Basic

7.      IIS Application : membuat aplikasi IIS (Internet Information Server)

8.      DHTML Application : membuat applikasi DHTML (Dynamic Hypertext Mark-up Language) untuk internet.

Tab Existing untuk menampilkan aplikasi yang sudah ada dan Tab Recent menampilkan aplikasi yang pernah dibuka terakhir kali.

Untuk memulai program standar pilihlah Standard EXE, kemudian klik pada tombol Open.  Setelah itu akan muncul window Project1-Microsoft Visual Basic seperti pada gambar 1.2.

Gambar 1.1 Kotak Dialog New Project

Sekarang kita akan mengenal bagian-bagian dari IDE ( Integrated Development Environment ) yang kita gunakan seperti pada gambar 1.2

 

 

 

 

 

 

Gambar 1.2 IDE Visual Basic

3.   Komponen IDE  dalam VB 6.0

Jendela IDE Visual Basic memiliki sejumlah menu, toolbar, dan window seperti yang terlihat pada gambar 1.2. Berikut ini akan dijelaskan kegunaan masing-masing item :

a.    Project Window

Jika membuat program aplikasi, akan terdapat jendela project yang berisi semua file yang dibutuhkan untuk menjalankan program aplikasi Visual Basic yang dibuat. Pada jendela project terdapat tiga icon yaitu icon View Code untuk menampilkan jendela editor, icon View Object untuk menampilkan bentuk formulir (Form) dan icon Toggle Folders digunakan untuk menampilkan folder (tempat penyimpanan file).

Pertama kali ketika menggunakan program Visual Basic maka komponen project yang akan diload, selanjutnya adalah menambah form-form atau membuat modul atau mungkin membuat kode program. Secara lebih sederhana posisi project dalam setiap komponen yang ada adalah seperti terlihat pada gambar dibawah ini :

           Gambar 1.3 Keterkaitan Project dengan komponen lainnya

b.    Form Designer

Form digunakan ketika akan meletakkan object-object apa saja yang akan digunakan dalam program, object-object yang terdapat dalam toolbox, diletakkan dan didesain dalam bagian form. Form sebenarnya adalah suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi.

Secara otomatis akan tersedia form yang baru jika kita membuat program aplikasi baru, yaitu dengan nama Form1. Umumnya dalam suatu form terdapat garis titik-titik yang disebut dengan Grid.

                                                Gambar 1.4 Form Kosong

c.    Toolbox

Toolbox adalah kotak alat yang berisi icon-icon untuk memasukkan objek tertentu ke dalam jendela form. Kita dapat memodifikasi toolbox, misalnya menambah komponen icon dengan cara melakukan klik kanan pada toolbox lalu memilih Components atau Add Tab.

Gambar 1.5 Kumpulan Toolbox

d.    Properties Window

Properties digunakan untuk menentukan setting suatu objek. Suatu objek biasanya mempunyai beberapa properti yang dapat diatur langsung dari jendela Properties atau lewat kode program.

Gambar 1.6 Property untuk Form 1

e.     Code Window

Digunakan untuk menulis kode program yang menentukan tingkah laku dari form dan objek-objek yang ada pada aplikasi bersangkutan. Kode program adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu objek dijalankan. Kode program ini akan mengontrol dan menentukan jalannya suatu objek.

f.     Module

Module dapat disejajarkan dengan form, tetapi tidak mengandung object. Module dapat berisi kode-kode program atau procedure yag dapat digunakan dalam program aplikasi.

g.    Color Pallete Window

Digunakan untuk menentukan warna dari suatu objek seperti warna dari objek yang sedang aktif saat ini.

h.      Form Layout Window

Menunjukan bagaimana peletakan sebuah form akan ditampilkan pada saat dijalankan. 

i.     Immediate Window

Digunakan untuk memasukkan ekpresi untuk melihat hasilnya dengan menggunakan perintah “print” atau ‘?’. Jendela ini biasanya digunakan bersama watch window pada saat sebuah program di-debug. Short-cut untuk jendela ini adalah Ctrl-G.

j.     Object Browser

Digunakan untuk menyelusuri external libraries sehingga anda dapat mempelajari objek-objek dan properti, kejadian (events), dan method yang dimilikinya. Short-cut untuk jendela ini adalah F2.

k.   Locals Window

Akan aktif hanya pada saat program di jalankan, berisi nilai dari sejumlah variabel yang bersifat lokal pada sebuah prosedur atau module.

l.     Watch Window

Digunakan untuk memonitor nilai dari suatu varibel baik bersifat lokal maupun global.

m.  Call Stack Window

Hanya ditampilkan jika suatu program yang dijalankan dihentikan untuk sementara (break) dan menekan Ctrl-L. Menunjukan semua prosedur yang menunggu prosedur aktif telah selesai. Jendela ini penting untuk proses debugging untuk mengetahui jalur eksekusi program  hingga sampai situasi sekarang

4.    Menu, Toolbar dan ToolBox

a.    Menu

Menu yang akan dibahas secara garis besar, sebab sebagian dari menu berkaitan dengan Visual Basic lanjutan. Berikut ini akan dibahas mengenai menu yang sifatnya umum dan sering dipakai.

1.      Menu File berisi perintah antara lain, open untuk membuka suatu project dan save untuk menyimpan project atau form, make digunakan untuk mengkompile project menjadi Executable file.

2.      Menu Edit berkaitan dengan perintah-perintah editing seperti cut, copy, paste,  find, replace, undo dan redo.

3.      Menu View digunakan untuk menampilkan window-window pada IDE Visual Basic yang telah dijelaskan pada gambar 1.3.

4.      Menu Project digunakan untuk menambahkan objek-objek baru seperti pada form, standart module (bas), class module, User control module, dll.

5.      Menu Format digunakan untuk mengatur posisi dan ukuran satu atau beberapa kontrol.

6.      Menu Debug berisi perintah-perintah yang digunakan pada saat program sedang di debug. Aplikasi yang dieksekusi tahap demi tahap, nilai dari variabel yang bersangkutan ditampilkan, dan menambahkan break point untuk memonitor jalannya program.

7.      Menu Run berisi perintah-perintah untuk menjalankan aplikasi yang dibangun.

b.    Toolbar

Visual Basic memiliki sejumlah toolbar. Toolbar-toolbar tersebut dapat kita letakkan pada posisi sebelah atas pada IDE Visual Basic atau dibiarkan menjadi window di dalam IDE Visual Basic. Toolbar-toolbar tersebut antara lain :

1.      Standard Toolbar berisi tool yang digunakan untuk perintah-perintah seperti membuka atau menyimpan sebuah project.

Gambar 1.7 StandarToolbar

2.      Debug Toolbar digunakan berisi perintah seperti yang terdapat pada menu debug, jika toolbar tersebut tidak terdapat pada IDE, anda dapat memilih menu view - toolbars untuk menampilkan toolbar tersebut.        

       Gambar 1.8 Debug Toolbar

3.      Edit Toolbar berfungsi pada saat kita mengedit sebuah kode, menammbahkan break point, dan bookmarks.

         Gambar 1.9 Edit Toolbar

4.      Form Editor Toolbar digunakan untuk mengatur posisi control yang ada pada form.

               Gambar 1.10 Form Editor toolbar

c.    ToolBox

Selain Toolbar, Visual Basic juga mempunyai Jendela Toolbox. Jendela ini berisi sejumlah control yang digunakan untuk mendesain antar muka (User Interface) yang akan diletakkan pada Form. Berikut ini akan dijelaskan masing-masing  dari control yang ada pada toolbox :

            Gambar 1.11 Form Editor toolbar

1.      Pointer bukan sebuah kontrol, pointer digunakan untuk memilih control yang sudah ada pada sebuah form.

2.      Picture Box Control, control ini digunakan untuk menampilkan gambar seperti BMP, DIB (bitmap), ICO (icon), CUR (cursor), WMF (metafile), EMF (enhanced metafile), GIF, and JPEG.

3.      Label Control, digunakan sebagai text static yang tidak bisa diedit, biasanya digunakan untuk memberi nama pada control yang lain seperti TextBox.

4.      TextBox Control, control yang berisi string dari karakter yang dapat diisi oleh user.

5.      Frame Control, digunakan untuk mengelompokkan control-control yang lain.

6.      Command Button Control, command button hampir muncul pada setiap form, biasanya digunakan untuk menangkap kejadian berupa mouse click.

7.      Check Box Control, control ini digunakan untuk pilihan ya/tidak atau benar/salah.

8.      Option Button Control, digunakan dalam suatu group, dimana seorang user dapat memilih salah satu saja dalam suatu group.

9.      ListBox Control, berisi sejumlah item dimana seorang user dapat memilih salah satu atau beberapa item.

10.  ComboBox Control, control ini merupakan gabungan antara TextBox dan ListBox Control, dimana daftar item hanya akan ditampilkan jika user men-click pada panah kebawah disebelah kanan Control tersebut.

11.  HscrollBar dan VscrollBar Control, kedua control ini digunakan untuk ScrollBar.

12.  Timer Control, merupakan control yang tidak terlihat pada saat program dijalankan. Control tersebut membangkitkan kejadian pada selang waktu tertentu.

13.  DriveList Box, DirList Box, dan FileList Box Control,  ketiganya digunakan untuk membuat suatu dialog untuk sistem file. Control tersebut jarang digunakan sebab ada Common dialog Control yang akan kita bicarakan nanti sebagai ganti dari ketiga control diatas.

14.  Shape dan Line Control, digunakan untuk memperindah tampilan dari suatu form.

15.  Image Control, control ini mirip dengan PictureBoxControl tetapi digunakan sebagai container control- control yang lain.

16.  Data Control, merupakan kunci dari data binding pada Visual Basic. Dengan menggunakan control ini, kita dapat menghubungkan sebuah database pada Visual Basic.

17. OLE Control, digunakan sebagai tempat untuk program ekternal yang ada pada windows seperti spread sheet yang dihasilkan oleh Microsoft Excel. Dengan menggunakan control tersebut kita dapat menampilkan program lain pada sebuah aplikasi.

5.    Menyimpan Project

Langkah-langkah menyimpan:

a.       Pada menu File, klik perintah Save Project As kemudian akan muncul Kotak dialog File Project seperti terlihat pada gambar 1.12. Melalui kotak dialog tersebut dapat menyimpan program Visual Basic tersebut.

b.      Pilih direktori kerja anda misalkan D:\VB\Latihan01 dengan mengklik pada kontrol combo box.

c.       Simpan form dengan nama Form1, kemudian klik tombol Save. Simpan Project dengan nama Project1, kemudian klik tombol Save.

 

       Gambar 1.12 Save File Dialog

6.   Menjalankan dan Menghentikan Program

Langkah-langkah menjalankan/menghentikan program:

a.       Klik tombol Start ( ) pada ToolBar atau dengan menekan tombol F5 atau juga dapat menggunakan Start pada menu Run.

b.      Sedangkan untuk menghentikan program yang sedang berjalan dapat menggunakan tombol End ( ) pada ToolBar atau menggunakan End pada menu Run.

B.     Database dengan Microsoft Acces

 Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi database paling lengkap dan canggih saat ini.

Access memungkinkan untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengatur informasi seperti halnya membuat laporan yang mengarah kepada kesimpulan akhir.

Microsoft access mempunyai fasilitas :

a.       Kreasi drag and drop dan penyutingan, query, report macro dan form.

b.      Kemampuan untuk mencakup objek OLE (Object Linking and Embedding) seperti suara, atau video klip, sebagai rekaman dalam database dan sebagai object dalam form atau report.

c.       Kemampuan dalam menjalankan operasi kompleks.

d.      Bahasa macro yang memungkinkan otomatisasi rutin tanpa pemrograman. Bahasa pemrograman Access, Basic, yang dimodelkan pada Visual Basic banyak diterima, tetapi dengan eksistensi database tambahan.

e.       Kemampuan menghubungkan dan bahkan menggabungkan format database lain, seperti Excel, Lotus, Foxpro, dan ASCII.

f.       Validasi data, jika dibuat pada level table, otomatis diubah menjadi dan report.

g.      Kemampuan membuat dan menggunakan pustaka kode yang dapat dipakai ulang

           Gambar 1.13 Aplikasi Access

Aplikasi access adalah kumpulan objek Access yang bekerja terpadu untuk menyelesaikan masalah. Access mempunyai  kelas objek yang merupakan blok pembentukan semua aplikasi, yaitu :

1.      Database, adalah sekumpulan informasi yang terdiri dari table, query, form, report, macro, dan module yang tersimpan dalam sebuah file.

Database mempunyai 5 jenis field

1. Character/string berisi abjad, angka atau karakter-karakter lainnya.

Ukuran maksimal untuk character adalah 254 character, dan data character tersebut tidak dapat digunakan untuk operasi matematis.

2. Numeric, hanya dapat diisi oleh angka, titik decimal, (+) Positif, (-) Negatif, field numeric dapat digunakan untuk operasi matematik.
3. Date, merupakan field tanggal, isi field tanggal tersebut maksimal 8 karakter dengan format penulisan MM-DD-YY.
4. Logical, panjang field ini hanya 1 karakter, field yang menyatakan nilai kebenaran T (True) yang berarti benar, atau F (False) yang berarti salah.
5. Memo, panjang maksimum field ini adalah 4000 karakter, field ini yang berisi informasi-informasi yang digunakan sebagai catatan.

2.      Table, adalah suatu fasilitas yang berfungsi untuk menginput data-data.

3.      Query, adalah suatu fasilitas yang berfungsi untuk melakukan penyeleksian data, pengurutan data, melakukan proses perhitungan dan lain-lain.

Gambar 1.14 Query

4.      Form, adalah suatu fasilitas yang berfungsi untuk menampilkan record dan mendesain tampilan agar pemasukan data lebih mudah dan menarik.

                Gambar 1.15 Gambar Form

5.      Report, adalah sebuah fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk membuat laporan yang akan dicetak ke kertas (printer)

               Gambar 1.16 Report

6.      Macro adalah sebuah fasilitas dalam database Microsoft Access untuk membuat serangkaian tugas-tugas untuk dijalankan secara otomatis.

7.      Module, adalah fasilitas yang digunakan untuk menyimpan fungsi-fungsi khusus yang dibuat oleh pengguna.

2.  DBMS (Database Management Sistem)    

     DBMS (DataBase Management System) adalah sistem yang secara khusus dibuat untuk memudahkan pemakai dalam mengelola basis data. Sistem ini dibuat untuk mengatasi kelemahan sistem pemrosesan yang berbasis berkas.Pada pendekatan yang berbasis berkas, umumnya perancangan sistem didasarkan pada kebutuhan individual pemakai, bukan berdasarkan kebutuhan sejumlah pemakai. Setiap kali terdapat kebutuhan baru dari seorang pemakai, kebutuhan segera diterjemahkan kedalam program komputer. Akibatnya, kemungkinan besar setiap program aplikasi menuliskan data tersendiri. Sementara itu ada kemungkinan data yang sama juga terdapat pada berkas-berkas lain yang digunakan oleh program aplikasi lain.

     Beberapa contoh DBMS yang terkenal dapat dilihat pada tabel sebagai  berikut:

Tabel 1.1 Contoh DBMS

DBMS	Vendor
Access	Microsoft Corporation
DB2	IBM
Informix	Ibm
Ingres	Computer Associate
MySQL	The MySQL AB Company
Oracle	Oracle Corporation
Sybase	Sybase Inc.
Microsoft SQL Server	Microsoft Corporation
Visual Dbase	Borland
Visual FoxPro	Microsoft Corporation

    Komponen utama DBMS dapat dibagi menjadi 4 macam :

1.      Perangkat Keras (Hardware)

2.      Perangkat Lunak (Software)

3.      Data

4.      Pengguna (User)

D. Pengertian Sistem Surat Menyurat

Surat  menyurat  adalah  suatu  kegiatan  untuk  mengadakan  hubungan  secara  terus  menerus  antara  pihak  yang  satu  dengan  pihak  yang  lainnya,  dan  dilaksanakan  dengan  saling  berkirim  surat.  Kegiatan  surat  menyurat  ini  disebut  juga  korespondensi.  Jika  hanya  sepihak  saja  yang  mengirim  surat  secara  terus  menerus  tanpa  ada  balasan  atau  tanggapan  dari  pihak  yang  lainnya  maka  hal  ini  tidak  dapat  dinamakan  kegiatan  surat  menyurat.

Surat  menyurat  dalam  sebuah  kantor  mempunyai  kaitan  dengan  bidang  -  bidang  kegiatan  perkantoran  lainnya  yang  menyangkut  tata  usaha.  Kegiatan  perkantoran  yang  berhubungan  dengan  surat  adalah  sebagai  berikut  :

1)      Pengetikan  atau  typing  yaitu  bagaimana  mengetik  konsep  surat  yang  sebaik  -  baiknya,  sehingga  menjadi  surat  yang  siap  untuk  dikirimkan.

2)      Pengurusan  surat  atau  mail  handling  yaitu  bagaimana  menangani  surat  -  surat  yang  masuk  dan  keluar  tang  sebaik  -  baiknya  dengan  prosedur  yang  efektif  dan  efisien.

E. Pengertian Surat

Surat adalah Sarana atau wahana komunikasi tertulis yang di tujukan kepada orang lain atau suatu intansi/lembaga/organisasi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal, baik itu berupa informasi, perintah, atau pemberitahuan.

Adapun Pengertian Surat Menurut Para Ahli :

1.      Wirladihardja ( 1991 : 66 )

Surat adalah setiap surat berisikan pernyataan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain.

2.      Atmosudirjo ( 1982 : 50 )

Surat adalah sehelai kertas yang ditulis ( pada waktu ini umumnya diketik ) atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang di tujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi”.

3.       Barthos ( 1982 : 36 )

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

4.   Silmi ( 2002 : 1 )

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

5.  Hidayat ( 1982 : 50 )

Surat adalah sehelai kertas atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau ditanyakan kepada orang lain.

6.   Fauzi ( 1982 : 50 )

Surat adalah alat  kita untuk menyampaikan suatu hal atau meminta sesuatu barang kepada orang lain.

F.   Fungsi Surat

Menurut hasil pengamatan, penulis akan menjelaskan fungsi-fungsi surat, yaitu ;

1.      Sebagai alat komunikasi

Dengan menggunakan surat, orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi, saling menyampaikan pesan, saling memberi kabar jarak jauh, berbicara panjang lebar meskipun jarak jauh.

2.   Sebagai wakil atau duta

Karena fungsi surat disini sebagai wakil atau duta, maka hendaklah ditulis dengan baik, teliti dan mempunyai tukar bahasa yang baik pula sebagai layaknya seorang wakil atau duta.

3.  Sebagai bahan bukti

Surat dalam arti luas mencakup dunia bisnis sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang, atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surat bisnis lainnya.

4.   Sebagai pedoman pengambilan keputusan

Dengan berpedoman dengan surat , orang atau organisasi perusahaan maupun badan usaha apa saja akan menjadi terbantu dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

5.   Sebagai alat memperpendek jarak

Bila ada yang hendak dibicarakan dan pembicaraan tersebut tidak perlu bertatap muka, maka dengan surat akan dapat menghemat tenaga, biaya dan waktu. Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, maka surat dapat membantu sebagai sarana untuk saling memberi kabar dan informasi.

6.  Sebagai alat pengingat

Dengan adanya surat yang disimpan atau arsip, maka segala sesuatu yang lupa atau kurang pasti, dapat dipastikan dengan melihat dan ditinjau lagi.

7.  Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

Surat dapat berfungsi sebagai bukti kegiatan bagi suatu organisasi perusahaan atau badan usaha, sebagai bukti sejarah, perjalanan dan perjuangan bangsa.

G. Jenis-Jenis Surat

1.      Berdasarkan Sifat Surat

a.       Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang bersifat kekeluargaan, misalnya surat dari anak kepada orang tuanya atau surat dari seseorang kepada temannya atau sahabatnya.

b.   Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan dari seseorang kepada instansi, perusahaan-perusahaan atau jawatan-jawatan. misalnya  surat lamaran kerja, surat permohonan tidak masuk kerja, dan sebagainya. 

c.   Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat  oleh     lembaga atau badan pemerintah baik yang dibuat secara intern atau dikalangan pemerintah itu sendiri maupun secara ekstern atau organisasi, instansi, dan lembaga lain diluar pemerintahan. misalnya  surat pengantar, surat edaran, surat dana bantuan, surat keputusan, dan surat intruksi.

d.        Surat Dinas swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat yang di buat oleh instansi-instansi swasta yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi-instansi yang terkait. misalnya  surat undangan untuk para karyawan, surat undangan  pertemuan untuk para relasi, surat rapat tahunan para pemegang saham, dan sebagainnya.

e.   Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada orang langganannya. misalnya  surat penawran barang, surat perkenalan barana, dan sebagainya.

2.      Berdasarkan Wujud Surat

a.          Kartu Pos adalah surat yang terbuat dari karton  berukuran 10 x 15 cm yang berisi informasi myang isinya boleh diketahui orang lain.

 Kartu pos mempunyai dua bagian :

1.   Bagian  depan  atau  muka  untuk  menulis  nama  atau  alamat   pengirim     serta  penerima.

2.   Bagian  belakang  untuk  menulis  berita  -  berita  yang  akan  disampaikan.

b.         Warkat pos adalah surat yang terbuat dari sehelai kertas yang apabila dilipat sedemikian rupa berbentuk amplop atau sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambing dan petunjuk penulis berita. Surat  dengan  memakai  warkat  pos  bertujuan  :

1.   Untuk surat bersifat keluarga

2.   Yang  bersifat  rahasia  keluarga

3.   Bukan  untuk  keperluan  dinas  atau  bersifat  resmi

c.     Surat bersampul adalah surat yang terdiri dari kertas surat dan amplopnya, isinya lebih panjang dari warkat pos yang kegunannya untuk menjamin rahasia. surat   yang  memakai  sampul  ini  gunanya adalah :

1. Untuk surat – surat yang dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain.

2. Untuk  menjaga  kebersihan  dan  kerapian.

3. Untuk  surat  -  surat  yang  isinya  panjang,  sebab  itu  dapat  ditulis    dalam  beberapa  lembar  atau  beberapa  halaman.

4. Untuk  surat  -  surat  resmi,  surat  dinas  ataupun  surat  biasa.

d.    Telegram adalah informasi yang tercetak dari jauh. cara  penyampaiannya Telegram  adalah :  Telegram  yang  pengirimnya  melalui  Perum  Telekomunikasi  (  morse,  telek,  dan  teleprinter  ).

e.     surat  terbuka  dan  surat  tertutup

1). Surat  terbuka  adalah  surat yang  isinya  dapat  dibaca  oleh  umum,misalnya  surat  dari  pembaca  kepada  pembaca  atau  surat  yang  dikirimkan  oleh  pembaca  untuk  pemerintah,  instansi  lain,  melalui  redaksi  surat  kabar,  majalah,  tabloid  dan sebagainya.

2). Surat  tertutup  adalah  surat  -  surat  yang  dikirmkan  kepada  alamat  tertentu  dan  isinya  tidak  boleh  diketahui  oleh  orang  lain.

f.     Surat  Biasa adalah  surat  -  surat  yang  isinya  tidak  mengandung  rahasia  walaupun  terbatas  oleh  orang  lain,  seperti  surat  undangan  pernikahan  atau  khitanan,  surat  pertemuan  para  siswa  untuk  rekreasi,  dan  sebagainya. 

g.     Memo adalah pesan singkat yang berisi informasi informsi dilingkungan organisasi.

h.     Nota dinas adalah surat yang berisi pesan singkat.

i.      Surat bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang digunakan sebagai alat bukti kegiatan antar dua belah pihak.

3.  Berdasarkan Keamanan Isi Surat

a.       Surat sangat rahasia yaitu surat yang sifatnya sangat rahasia yang tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang berkepentingan dan surat sangat rahasia ini dikirim menggunakan tiga amplop.

b.      Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang berkepentingan dan surat ini dilirim menggunakan dua amplop.

c.       Surat biasa yaitu surat yang jika isinya diketahui oleh orang lain tidak akan merugikan pengirim atau penerima.

4.  Berdasarkan Cara Pengiriman Surat

a.       Surat kilat yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dan pengiriman surat secara segera dengan biaya lebih mahal dari surat lainnya.

b.      Surat segera yaitu surat yang penyelesaian dan pengiriman harus segera tetapi tidak seperti surat kilat dan biayanya lebih murah dari surat kilat.

c.       Surat biasa yaitu surat yang dikirim oleh masyarakat dan cara penyelesaian dan pengirimannya tidak disegerakan.

H. TUJUAN PENULISAN SURAT

Dalam tujuan penulisan surat diantaranya  :

1.      Ingin  menyampaikan  warta  atau  informasi  kepada  orang  lain.

2.  Ingin  mendapat  balasan  atau  tanggapan  dari  penerima  surat  tentang  informasi  yang  disampaikan  tersebut.

3.  Memperlancar  arus  informasi,  sehingga  informasi  yang  diterima  jelas  dan  tidak  salah  tangkap.

I.  Kualifikasi Surat

Setiap  surat  pada  umunya  di  tentukan  sifat  atau  kualifikasinya.  Kualifikasi  surat  adalah  penentuan  atau  penegasan  tentang  tingkat  pentingnya  suatu  surat,  di  lihat  dari  segi  siapa  yang  berhak  menerimanya  atau  membacanya,  pertanggungan  jawab  atasnya,  bagaimana  cara  mengolah  dan  menanganinya. Menurut  Wirladihardjo  (  1991  :  70  -  71  ),  dalam  lingkingan  departemen  atau  lembaga  pemerintah,  surat  dapat  di  bedakan  dalam  lima  tingkatan  kerahasiaan  adalah  :

1.   Konfidensial  atau  terbatas  (  K  ),  adalah  sifat  yang  di  berikan  kepada  surat  yang  isinya  memuat  keterangan  yang  bersifat  rahasia,  namun  karena  permasalahannya  harus  di  proses  oleh  beberapa  pejabat  tertentu  secara  terbatas  dalam  kedinasan.

2.      Embargo  (  E  ),  adalah  sufat  yang  di  berikan  kepada  surat  yang  isinya  memuat  keterangan  yang  harus  di  rahasiakan  sampai  waktu  yang  di  tentukan.

3.      Sangat  Rahasia  (  SR  ),  adalah  sifat  yang  di  berikan  kepada  surat  yang  isinya  memuat  keterangan  yang  berhubungan  dengan  keamanan  nasional  dan  stabilitas  ekonomi  moneter  negara.

4.      Rahasia  scret  (  R  ),  adalah  sifat  yang  di  berikan  terhadap  surat  yang  isinya  memuat  keterangan  yang  bilamana  di  siarkan  secara  tidak  sah  atau  jatuh  kepada  yang  tidak  berhak,  dapat  menurunkan  martabat  dan  kewibawaan  negara.

5.      Biasa  (  B  ),  adalah  surat  yang  isinya  tidak  memuat  keterangan  khusus  yang  bersifat  rahasia  dan  tidak  di  gunakan  untuk  kepentingan  kedinasan.

Adapun kualifikasi  surat  dari  segi  penyimpanan  surat  di  bedakan  sebagai  berikut  :

a.       Surat  tertutup,  merupakan  surat  yang  masih  dalam  sirkulasi.

b.      Surat  terbuka,  merupakan  surat  atau  dokumen  yang  sudah  di  serahkan  kepada  arsip  nasional.

J.   Prinsip-Prinsip Surat

Menurut  Moekijat  (  1982  :  52  )  ada  empat  prinsip – prinsip surat yaitu :

1.      Keringkasan,  ini  berarti  bahwa  surat  harus  pendek,  walaupun  ada  beberapa  surat  yang  panjang  akan  tetapi  adalah  masih  mungkin  menggunakan  jumlah  kata  yang  sedikit  -  dikitnya  untuk  menanyakan  arti  yang  penulis  ingin  sampaikan.

2.      Kejelasan,  tidak  boleh  ada  arti  dua,  misalkan  kata  “  apakah  yang  di  maksud  ini  apa  itu  “  maka  surat  tersebut  di  katakan  tidak  jelas.

3.      Kesederhanaan,  dalam  pembuatan  surat  kata  -  kata  yang  sederhana  akan  memberikan  arti  yang  lebih  jelas  dari  pada  menggunakan  kata  -  kata  yang  panjang  dan  sulit.

4.   Kesopanan,  pembuatan  surat  dengan  penyusunan  kalimat  yang  bijaksana,  suatu  pendekatan  yang  menyenangkan  dan  penulisan  yang  lancar  membentuk  nada  surat.

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

A. Latar Belakang instansi 

Menurut UPTD DIKPORA  Sukamulia Kabupaten Lombok Timur (2003) riwayat/sejarah singkat kantor Unit Pelaksana Tekhnis Daerah Dinas Pendidikan Dan Olahraga (UPTD DIKPORA) Sukamulia Kabupaten Lombok Timur bermula pada tahun 1982 dengan pembentukan UPTD Sukamulia Kabupaten Lombok Timur berdasarkan surat keputusan Dir. Jendral Cipta Dep. PU No.26/KPTS/CK/1982.Tanggal 01 Nop. 1982. Tentang : Pebentukan Unit Pelaksana Tekhnis (U.P.T.D) Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Pada tahun 1990 pendiri UPTD Sukamulia Kabupaten Lombok Timur berdasarkan Pert. Daerah No.2 tahun 1990 tanggal 09 juni 1990, tentang : pendirian Unit Pelaksana tekhnis (UPTD) Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Pada tahun 1991 tentang pengelolaan UPTD Dikpora Sukamulia berdasarkan berita acara serah terima nomor 050.13534.014 pihak pertama, nomor 050.13/308/008 pihak kedua, tanggal 27 Nop. 1991 tentang : penyerahan dan pengelolaan Tugas dari Pemerintah Pusat kepada Pemerintah Daerah Kabupaten Lombok Timur. Pada Tahun 1993 status pengurus dan pegawai berdasarkan Peraturan Daerah No.06 tahun 1993 tanggal 11 September 1993. Tentang : Ketentuan-ketentuan pokok Badan Pengawasan, Direksi dan Kepegawaian UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.

1.      Tugas dan Fungsi  UPTD Dikpora sukamulia

Dinas adalah unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam menyelenggarakan sebagian urusan rumah tangga Daerah di Bidang Pendidikan, Pemuda dan Olahraga yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Untuk melaksanakan tugas, Dinas mempunyai fungsi :

a.       Perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan pendidikan, pemuda dan olahraga yang meliputi pendidikan dasar, pendidikan menengah dan kejuruan, pendidikan anak usia dini, pendidikan luar sekolah, kepemudaan dan olahraga;

b.      Perencanaan meliputi perumusan rencana dan program di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga yang meliputi pendidikan dasar, pendidikaan menengah dan kejuruan, pendidikan anak usia dini, pendidikan luar sekolah, kepemudaan dan olahraga;

c.       Pelaksana penetapan kebijakan oprasional pendidikan kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional dan provinsi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

d.      Pembinaan administrasi yang meliputi pembinaan administrasi keuangan dan pelaporan, pembinaan administrasi hukum dan kepegawaian, pembinaan administrasi umum dan perlengkapan;

e.       Pelaksanaan pengawasan kesiswaan, keuangan, ketatalaksanaan, alat-alat perlengkapan, pembangunan gedung sekolah, tenaga teknis dan kurikulum;

f.       Pelaksana penyediaaan sistem informasi manajemen pendidikan kabupaten;

g.      Penyelenggaraan dan pembinaan pendidikan, pemuda dan olahraga serta kerja sama dengan instansi lain dalam mengembangkan seni budaya;

h.      Pelaksanaan pemberian kajian teknis perijinan dan atau rekomendasi pendirian serta pencabutan izin satuan pendidikan dasar, satuan pendidikan menengah dan satuan/penyelenggara pendidikan nonformal;

i.        Pelaksanaan pembinaan, pemantauan, pengawasan dan pengendalian serta monitoring, evaluasi dan pelaporan tugas Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga;

j.        Pelaksanaan pembinaan, pemantauan, pengawasan, dan pengendalian serta monitoring, evaluasi dan pelaporan UPTD Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Sukamulia;

k.      Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pemerintah Daerah;

2.      Visi dan Misi Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kab. Lombok Timur

a.      Visi

keadaan yang ingin dicapai dalalm pembangunan pendidikan di Kecamatan Sukamulia adalah : “ Terwujudnya Masyarakat Sukamulia yang sehat Jasmani dan Rokhani, memiliki keimanan serta kepribadian yang kuat, cerdas, terampil, berpengetahuan , berwawasan dan berdaya saing tinggi di era globalisasi “.

b.      Misi

Dalam rangka mewujudkan keadaan diatas, maka tugas yang diemban untuk dilaksanakan Dinas Pendidikan Sukamulia, adalah :

1.      Memperluas akses dan meningkatkan jangkauan layanan pendidikan kepada mesyarakat.

2.      Menyelenggarakan pendidikan yang bermutu yang didukung dengan ketersediaan sarana prasarana pendidikan yang memadai dan sumberdaya kependidikan yang berkualitas.

3.      Mengoptimalkan peran serta masyarakat dalam pengelolaan dan pembangunan pendidikan.

B.     Sistem yang sedang Berjalan

Sistem Yang Sedang Berjalan pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia dalam Pengimputan data Surat Masuk dan Keluar maupun pembuatan Surat-surat masih menggunakan program aplikasi Microsoft Office (Word dan Axcel).

1.      Analisa Pengembangan

Pengertian perancangan sistem adalah menyusun suatu sistem yang baru dengan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu di perbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal diantaranya adalah :

a.       Adanya permasalahan yang timbul pada sistem lama yang dapat ketidak beresan dan tidak efisiennya operasi.

b.      Untuk mengoptimalkan pelayanan pada pengguna. Untuk meraih itu, di butuhkan adaya kecepatan informasi pada waktu pengolahan data.

2.      Analisa Sistem Baru       

Dari analisis sistem yang sudah berjalan, kita dapat menentukan langkah mana yng dapat kita ambil, apakah akan mengubah sistem yang sudah ada atau memperbaiki sistem tersebut yang dianggap kurang efektif dan efisien. Setelah mengetahui sistem yang ada pada sistem Pengimputan Data Surat Masuk dan Keluar  tersebut, dengan membandingkan data yang sudah di dapat, dalam laporan ini hanya merubah sistem yang sudah ada, yang sebelumnya memakai Microsoft Axcel dan Microsoft Word yang kemudian menjadi suatu aplikasi Kantor UPTD DIkpora Sukamulia yang di harapkan dapat mempermudah dan mempercepat peroses Pengimputan Data Surat Masuk Dan Keluar Pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.

Langkah-langkah dalam proses perubahan sistem Penginputan Data Surat Masuk Dan Keluar tersebut antara lain sebagai berikut :

a.       Perancangn sistem secara konseptual

Merupakan pembuatan model awal dari data yang diperoleh yang masih bersifat konsep yang bertujuan untuk menentukan data mana saja yang dipakai dalam pembuatan aplikasi sistem Pengimputan Data Surat Masuk Dan Keluar.

b.      Perancangan sistem secara logis

Merupakan tahapan untuk menentukan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai, juga termasuk pembuatan relasi antar tabel yang mungkin akan terjadi dalam sistem tersebut.

c.       Perancangan sistem secara fisik

Merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang besifat logis menjadi basis data yang tersimpan pada media penyimpanan ekternal yaitu pembuatan sistem kedalam software sistem. Software sistem yang dipakai dalam pembuatan aplikasi ini adalah program aplikasi Visual Basic 6.0

d.      Penerapan sistem pada Microsoft Visual Basic 6.0

Setelah data yang akan digunakan dalam pembuatan aplikasi sistem Pengimputan Data tersebut ditentukan dan telah menjadi satu kesatuan data atau sistem yang telah tersimpan kedalam database. Langkah berikutnya yaitu pengolahan sistem tersebut pada Visual Basic 6.0 dengan menggunakan kontrol yang ada pada Visual Basic Tersebut.

3.      Kebutuhan Sistem (Hardware, Software)

Untuk mendukung sistem aplikasi yang akan dibuat, penulis memerlukan beberapa prangkat yang terdiri dari :

a.       Hardware

Hardware adalah perangkat keras komputer. Secara garis besar Hardware terdiri dari 3 (Tiga) komponen yaitu : Processor, Memory dan Input Output Device. Adapun spesifikasi minimum perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini yaitu :

1)    Komputer Pentium IV CPU 2.40 GHz

2)      Memory 512 MB

3)    Hardisk 40 GB PATA (Paralel ATA)

4)      Monitor Tabung Advance 15”

5)      Keyboard Neo PS/2

6)      Mouse MDisk PS/2

7)      Printer Connon Ip2700

8)      Dan lain-lain

b.      Software

Perangkat lunak yang ada pada UPTD Dikpora Sukamulia kabupaten Lombok Timur yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Power Point dan perangkat lunak yang tidak memproses database lainnya. Sedangkan perangkat lunak yang di butuhkan untuk merancang program yang saya buat adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Ms. Acces.

4.      Kebutuhan User

Dalam mengolah sebuah sistem dibutuhkan user yang nantinya akan menjadikan sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Adapun user yang dibutuhkan seperti :

a.       Sistem Analisis, yaitu seorang yang ahli dalam bidang pengembangan sistem yang akan membentuk dan membangun fasilitas desain sebuah sistem sehingga sistem yang digunakan akan semakin baik sesuai kebutuhan.

b.      Programer, yaitu seorang yang akan menyusun instruksi bagi Komputer agar dapat digunakan oleh pemakai (user) serta merancang antar muka (Interface) pemakai pada program.

c.       Operator, yaitu orang yang akan menangani secaral lansung yang akan melakukan pengurusan terhadap data  yang akan di olah, dimulai dari pengumpulan data, perekaman atau penginputan data kedalam Komputer, hingga pemeriksaan informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi yang di gunakan, baik dalam hard copy ataupun soft copy.

d.         Teknisi, yaitu orang yang akan memperbaiki, baik hardware maupun software.

5.      Perancangan Sistem Baru

Dalam perancangan sistem baru disini, penuis akan merancang sebuah sistem yang akan digunakan sebagai rancangan penginputan data surat masuk dan surat keluar pada UPTD Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Perancangan sistem baru ini meliputi beberapa rancangan yang berbentuk diagram, diantaranya adalah DFD (Data Flow Diagram) Perancangan Penginputan data surat masuk dan surat keluar pada kantor UPTD Sukamulia dan  ERD (Entity Relationship Diagram) perancangan penginputan Data Surat Masuk dan keluar pada Kantor UPTD Kabupaten Lombok Timur

a.      Data Flow Diagram (DFD)

Diagram aliran data mempresentasikan gambaran dari aliran data dari suatu proses ke proses yang lainnya dalam prangkat lunak yang akan dibuat.

Gambar 1.17  DFD Level O

Pada DFD (Data Flow Diagram) level 0 ini merupakan penggambaran proses intraksi antar pengguna dan sistem, dimana petugas sebagai pengguna system, akan memasukkan data kemudian diproses oleh sistem dan menghasilkan laporan. Kemudian kepala UPTD memberikan sehingga menghasilkan output data kepada petugas.

    Gambar 1.18  DFD Level 1

DFD level 1 merupakan sub proses dari pada level 0 dimana system informasi dipecah menjadi dua proses inti yaitu proses data dan proses pembuatan laporan.

Gambar 1.19  DFD Level 2 (Proses Data)

Pada gambar diatas menunjukkan proses data, dimana pada bagian proses data terdapat sub bagian proses yaitu melihat data yang akan diisi, memilih data yang akan diisi dan setelah data terlihat dan terpilih maka langkah selanjutnya yaitu proses penginputan data.

b.      ERD (Entity Relationship Diagram)

Pada bentuk ERD (entity relationship diagram) ini diagram yang dibuat akan mengilustrasikan komponen-komponen data. Dengan ERD (Entity Relationship Diagram) ini kita dapat membuat sebuah relational condition/hubungan antar elemen dimana pada tahap selanjutnya dapat diimplementasikan ke dalam bentuk tabel relasi.

Berikut adalah ERD (Entity Relationship Diagram) perancangan penginputan Data Surat Masuk dan keluar pada Kantor UPTD Kabupaten Lombok Timur.

Gambar 1.20  ERD

c.       Perancangan Tabel

Rancangan Database dari Sistem Pengimputan Data Surat Masuk Dan Keluar Pada Kantor UPTD Sukamulia Kabupaten Lombok Timur ini dibuat menggunakan Microsoft Access. Dalam pembuatan Sistem Informasi tersebut diperlukan beberapa tabel yaitu :

1.      Rancangan Tabel Database Data Surat Masuk

Tabel 1.2 Database Data Surat Masuk

Field Name	Type	Size
No_Surat	Number	Long Integer
Alamat_Pengirim	Text	50
Tgl_Surat	Data/Time	-
Prihal	Text	50

c.       Rancangan Tabel Database Surat Keluar

Tabel 1.3 Database Data Surat Keluar

Field Name	Type	Size
No_Surat	Number	Long Integer
Alamat_Penerima	Text	50
Tgl_Surat	Data/Time	-
Prihal	Text	50

6.      Flow chart

Flowchart Menjalankan Program

Gambar 1.21  Flow Chart Pengimputan Data Surat Masuk Dan Keluar

a.       Keterangan

Simbol untuk mulai menjalankan program yang telah di buat menggunakan program visual basic 6.0.

Masukan nama pengguna yang akan menjalankan program penginputan data surat masuk dan surat keluar.

Kemudian masukan passwords kedalam program sesuai dengan yang telah di tentukan oleh programmer, jika benar lanjutkan dengan proses selanjutnya dan jika salah ulangi dari awal.

Selanjutnya ke form menu file yang terdiri dari form penginputan surat masuk dan form penginputan surat keluar

Kemudian masuk ke  form surat masuk yang akan di masukan ke dalam program dan di simpan ke dalam database.

Form penginputan surat keluar di gunakan untuk menginput data surat keluar yang didalamnya terdapat penginputan alamat penerima no surat, tgl surat keluar dan sebagainya.

Kemudian masuk ke proses penyimpanan data-data yang telah di input kedalam program penginputan data baik yang masuk maupun yang keluar.

Proses penginputan surat masuk dan keluar selesai.

       

7.   Rancangan Antar muka ( Interface )

Rancangan antar muka (Interface) dibuat guna untuk mempermudah user atau pengguna daam menginput maupun memproses data. Rancangan ini di buat melalui program Visual Basic. Rancangan tersebut meliputi diantaranya adalah: Rancangan form dan rancangan database.

a.       Rancangan Form

Rancangan form ini dibuat dengan mengubah properties pada kontrol visual basic. Ada beberapa form yang digunakan untuk perancangan Sistem peninputan data surat masuk dan keluar menggunakan Visual Basic pada UPTD Dikpora Sukamulia di Kabupaten Lombok Timur.

1.      Rancangan Form Password

Gambar 1.22  Rancangan Form Password

Tabel 1.4  Rancangan Form Password

Ubah properties

Kontrol	Properties	Nilai
Form1	Caption	Login
Label1	Caption	Masukkan user id dan password anda
Label2	Caption	User ID
Label3	Caption	Password
Command1	Caption	Masuk
Command2	Caption	Kembali

2.      Rancangan Menu utama

Gambar 1.23  Rancangan Form Menu Utama

3.      Rancangan Form Input Data Surat Masuk

Gambar 1.24  Rancangan Form Input Data Surat Masuk

Tabel 1.4 Rancangan Form Input Data Surat Masuk

Ubah Properties

Kontrol	Properties	Nilai
Form2	Caption	Input Data Surat Masuk
Label1	Caption	Input Data surat masuk Kantor UPTD Dikpora Kab. Lombok Timur
Label2	Caption	No surat
Label3	Caption	Alamat Pengirim
Label4	Caption	Tgl Surat
Label5	Caption	Prihal
Frame	Caption	Input Data Surat Masuk
Text1	Text	<Kosongkan>
Text2	Text	<Kosongkan>
Text3	Text	<Kosongkan>
Text4	Text	<Kosongkan>
Command1	Caption	Simpan
Command2	Caption	Hapus
Command3	Caption	Edit
Command4	Caption	Batal
Command5	Caption	Data Report
Command6	Caption	Keluar
Data1	Caption	Data1
Data1	Database	C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb

4.      Rancangan Form Input Data Surat Keluar

Gambar 1.25  Rancangan Form Input Data Surat Keluar

Tabel 1.5 Rancangan Form Input Data Surat Keluar

Ubah Properties

Kontrol	Properties	Nilai
Form2	Caption	Input Data Surat Keluar
Label1	Caption	Input Data surat Keluar Kantor UPTD Dikpora Kab. Lombok Timur
Label2	Caption	No surat
Label3	Caption	Alamat Penerima
Label4	Caption	Tgl Surat
Label5	Caption	Prihal
Frame	Caption	Input Data Surat keluar
Text1	Text	<Kosongkan>
Text2	Text	<Kosongkan>
Text3	Text	<Kosongkan>
Text4	Text	<Kosongkan>
Command1	Caption	Simpan
Command2	Caption	Hapus
Command3	Caption	Edit
Command4	Caption	Batal
Command5	Caption	Data Report
Command6	Caption	Keluar
Data1	Caption	Data1
Data1	Database	C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb

5.      Rancangan Form Pencarian Data Surat Masuk

Gambar 1.26  Rancangan Form Pencarian Data Surat Masuk

Tabel 1.6  Rancangan Form Pencarian Data Surat Masuk

Ubah properties

Kontrol	Properties	Nilai
Form2	Caption	Cari Data Surat Masuk
Label1	Caption	Pencarian Data surat masuk Kantor UPTD Dikpora Kab. Lombok Timur
Label2	Caption	No surat
Label3	Caption	Alamat Pengirim
Label4	Caption	Tgl Surat
Label5	Caption	Prihal
Frame	Caption	Cari Data Surat Masuk
Text1	Text	<Kosongkan>
Text2	Text	<Kosongkan>
Text3	Text	<Kosongkan>
Text4	Text	<Kosongkan>
Command1	Caption	Simpan
Command2	Caption	Edit
Command3	Caption	Batal
Command4	Caption	Data Report
Command5	Caption	Keluar
Data1	Caption	Data1
Data1	Database	C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb

6.      Rancangan Form Pencarian Data Surat Keluar

Gambar 1.27  Rancangan Form Pencarian data Surat Keluar

Tabel 1.7  Rancangan Form Pencarian data Surat Keluar

Ubah Properties

Kontrol	Properties	Nilai
Form2	Caption	Cari Data Surat Keluar
Label1	Caption	Pencarian Data surat keluar Kantor UPTD Dikpora Kab. Lombok Timur
Label2	Caption	No surat
Label3	Caption	Alamat Penerima
Label4	Caption	Tgl Surat
Label5	Caption	Prihal
Frame	Caption	Input Data Surat Masuk
Text1	Text	<Kosongkan>
Text2	Text	<Kosongkan>
Text3	Text	<Kosongkan>
Text4	Text	<Kosongkan>
Command1	Caption	Simpan
Command2	Caption	Edit
Command3	Caption	Batal
Command4	Caption	Data Report
Command5	Caption	Keluar
Data1	Caption	Data1
Data1	Database	C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

A.    Implementasi

1.      Definisi Implementasi

Sistem telah selesai dirancang, desain juga telah dirancang secara rinci, saatnya untuk melakukan tahap selanjutnya. Implementasi sistem adalah prosedur sistem yang dilakukan untuk menyelesaikan perancangan sistem agar siap untuk di operasikan.

2.      Tahap Implementasi

Tahap-tahap implementasi yang penulis lakukan untuk menyelesaikan tugas akhir ini adalah:

a.       Menyelesaikan desain sistem

Penulis harus merancang DFD,ERD, flowchart, desain menu, desain input, desain output dan program untuk perancangan database input data surat masuk dan surat keluar pada UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.

b.   Menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak

Penulis harus menyediakan semua perangkat keras dan perangkat lunak sebagai penunjang dalam mengerjakan tugas akhir ini di antaranya seperti sistem operasi, bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan sebagainya.

c.   Penulisan program

Jika perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan telah tersedia maka penulis melakukan tahap pembuatan atau penulisa listing-listing program.

d.   Pengujian sistem

Sebelum program dinyatakan benar maka program terlebih dahulu harus bebas dari kesalahan atau error. Oleh sebab itu harus dilakukan tahap pengujian program untuk mengetahui apakah program dapat menerima input dengan baik atau tidak, serta memberikan output yang sesuai dengan yang di input.

e.  Mendapat persetujuan

Persetujuan dari pihak yang akan memakai sistem dimana dalam hal ini ialah pihak Unit Pelaksana Tekhnis Daerah (UPTD)  Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.

f.   Perawatan sistem

Walaupun sistem telah dapat digunakan perawatan terhadap sistem merupakan satu hal yang sangat penting untuk dilakukan, tanpa adanya perawatan terhadap sistem, sistem tidak akan selamanya berjalan dengan baik.

3.      Tujuan Implementasi

 Tujuan Implementasi adalah:

a.       Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen sistem yang telah disetujui, menyusun dokumen-dokumen baru ataupun dokumen-dokumen yang telah mengalami proses perbaikan.

b.      Menulis, pengujian dan mendokumentasikan program-program dan produser-produser yang telah diperbaiki oleh desain sistem yang telah disetujui.

c.       Memastikan apakah user dapat mengoperasikan sistem yang baru.

d.      Mmeperhitungkan bahwa sistem telah memenuhi permintaan user yaitu dengan melakukan pengujian sistem secara keseluruhan.

e.       Memastikan bahwa kovensi ke sistem baru berjalan dengan benar, dengan melakukan perencanaan, mengontrol dan melakukan instalansi yang benar terhadap sistem.

4.      Pembahasan dan Tampilan Form baru

Dari rancangan-rancangan yang telah dibuat diatas, dapat ditampilkan form baru sebagai penginputan data surat masuk dan keluar pada kantor UPTD Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Tampilan form baru ini meliputi beberapa tampilan form dan data, diantaranya adalah : form password, form data surat masuk dan keluar, Tabel data surat masuk dan keluar, Data Report surat masuk dan keluar.

Model Rancangan Aplikasi yang telah dibuat:

a.       Desaign Form Fasword

               Gambar. 1.28  Desaign Form Fassword

User ID dan fassword  berfungsi untuk memasukkan identitas agar para pengguna bisa masuk ke menu – menu berikutnya dengan menekan tombol masuk dan sedangkan tombol keluar berfungsi untuk untuk selesai atau keluar dari form password dengan mengklik tombol keluar maka secara otomatis keluar dari form tersebut.

Berikut potongan listing Program Password

  Gambar 1.29 Potongan Listing Program Password

b.      Form Menu Utama

Gambar 1.30  Form Menu Utama

Pada form menu terdapat menu bar yang terdiri dari entri data, cari data, laporan dan exit. Adapun sub menu yang terdapat pada menu entri data yaitu input data Surat Masuk dan Keluar, begitu juga dengan sub menu yang terdapat pada menu pencarian data yaitu cari data surat masuk dan surat keluar dan pada menu laporan terdapat juga sub laporan Surat Masuk dan Surat Keluar, dan pada menu exit yaitu untuk mengakhiri.

c.       Desaign Form Input Data Surat Masuk

Gambar 1.31  Desaign Input Data Surat Masuk

Pada form ini diinputkan data surat yang masuk, Berikut potongan listing program input data surat masuk

     Gambar 1.32  Potongan listing Program input data Surat Masuk

d.      Desaign Form Input Data Surat Keluar

       Gambar 1.33  Desaign Input Data Surat Keluar

Pada form ini diinputkan data surat yang keluar pada kantor UPTD Dikpora Sukamulia tersebut. Berikut potongan listing program Daftar surat masuk .

    Gambar 1.34.  Potongan listing Program Surat Keluar

e.       Form  Pencarian Data Surat Masuk

     Gambar 1.35  Desaign Cari Data Surat Masuk

Pada form ini pencarian data-data surat masuk yang telah simpan pada form input data surat masuk. Berikut potongan listing programnya :

                    Gambar 1.36.  listing Program Pencarian Data Surat Masuk

f.       Form Pencarian Data Surat keluar

        Gambar 1.37  Desaign Cari Data Surat Keluar

Pada form ini pencarian data-data surat keluar yang telah simpan pada form input data surat keluar. Berikut potongan listing programnya :

   Gambar 1.38.  listing Program Pencarian Data Surat Keluar

B.     Pengujian Sistem

 Pengujian aplikasi yang telah dibuat dilakukan pada saat pembuatan atau penulisan listing program dengan cara mengklik menu run dan pilih star atau dengan menekan tombol F5 pada Keyboard. Jika aplikasi tidak ada kesalahan maka program akan beroperasi sesuai listing program yang dituliskan, tetapi apabila ada kesalahan penulisan listing program maka akan tampil debug (Kesalahan Penulisan) dan aplikasi tidak akan beroperasi.

Jadi pengujian dan analisa dilakukan sebelum peroses pembuatan installer dan pendistribusian program aplikasi. Setelah program aplikasi bebas dari kesalahan dan penulisan listing program beroperasi sesuai keinginan maka program aplikasi sudah berhasil.

1.      Proses Untuk Login

Gambar 1.39  Proses pencarian data surat masuk dan surat keluar.

Pada form login, user memasukkan User Name (MUHID) dan Password (LPWN). Maka secara otomatis muncul tampilan menu utama pada aplikasi Pengimputan Surat Masuk dan Keluar pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia.

2.      Tampilan Menu Utama

 

Gambar 1.40  Tampilan Menu Utama

Pada form menu utama user memilih menu-menu yang terdapat pada form menu utama. Ketika memilih menu entri data surat masuk, maka akan secara otomatis masuk ke form input data surat masuk,  begitupun seterusnya.

3.      Tampilan Form Input Data Surat masuk

Gambar  1.41  Tampilan Penginputan Data Surat Masuk

4.      Tampilan Form Input Data Surat Keluar

Gambar 1.42  Tampilan Penginputan Data Surat Keluar

5.      Tampilan Form Hasil Pencarian Surat Masuk

Gambar 1.43  Hasil psroses pencarian data surat masuk.

6.      Hasil pencarian data surat keluar

Gambar 1.44  Hasil peroses pencarian data surat keluar.

7.      Hasil pencarian data refort  surat masuk

Gambar 1.45. Hasil pencarian data refort  surat masuk

8.      Hasil pencarian data refort  surat keluar

Gambar 1.46. Hasil pencarian data refort  surat keluar

BAB V

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, maka secara garis besar dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem input data surat masuk dan surat keluar pada kantor UPTD Dikpora sukamulia Kabupaten Lombok Timur pada saat ini belum memakai sistem komputerisasi sehingga sering mengalami kekacauan dan penanganannya yang kurang efisien dalam proses penginputan data.

Penggunaan sistem komputerisasi pada Kantor UPTD Dikpora SukamuliaKabupaten Lombok Timur  dengan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0 dan Ms. Acces memiliki beberapa kelebihan yaitu :

1.      Sistem input data surat masuk dan keluai dengan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0 dan Microsoft acces lebih efektif dan efisien serta mempunyai kapasitas ruang penyimpanan data yang lebih besar.

2.      Dengan menggunakan sistem komputerisasi pada UPTD Dikpora Sukamulia maka dapat manunjang efisiensi dan efektifitas dalam  pengolahan data surat, misalnya dalam penyimpanan data surat akan lebih aman.

3.     Dengan menggunakan program aplikasi sistem input data surat ini maka pencarian data akan lebih mudah apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

4.      Dengan adanya sistem komputerisasi maka pembuatan laporan akan lebih  cepat serta meminimalkan hilangnya data.

B.  Saran

   Harapan penulis dalam penyusunan laporan ini adalah semoga dapat membantu proses kerja pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur , khususnya pada bagian administrasi.

Untuk itu penulis mengemukakan saran-saran sebagai bahan pertimbangan dalam  memperbaiki kekurangan-kekurangan yang dialami selama proses kerja, yaitu sebagai berikut :

1.      Untuk mengatasi agar tidak terjadi proses kerja yang memerlukan waktu lama dan sering menghadapi berbagai macam masalah maka diperlukan sarana pendukung yang lengkap, memadai serta canggih, dengan cara menambah fasilitas komputer dengan lebih lengkap agar dapat mengolah data dalam volume yang cukup besar.

2.      Diperlukan pula sumber daya manusia yang handal dibidangnya yang mampu mendayagunakan perangkat komputer sehingga sebagai pengolah data dapat juga menyajikan informasi yang berguna bagi pemakainya.

3.      Perlu diadakan latihan-latihan khusus (training) bagi pegawai pada bagian tata usaha khususnya sub bagian absensi yang kurang terampil sehingga menjadi pegawai yang terampil dan terlatih.

4.      Perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru hendaknya dilakukan secara bertahap sehingga manfaat dari sistem yang baru akan lebih terasa.

5.      Pemanfaatan media komputer sebagai jembatan arus informasi dan pendukung kegiatan kerja sudah seharusnya diterapkan terutama pada bagian-bagian yang selama ini masih menggunakan cara manual.  

                        Untuk LPWN

1.      Meningkatkan frekuensi untuk mengontrol mahasiswa agar tetap tekun bekerja dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

2.      Lebih meningkatkan pelayanan dan perlu adanya fasilitas yang lengkap untuk praktik.

C.  Rekomendasi

Berdasarkan hasil program aplikasi yang dibuat, maka sangat memudahkan untuk mengimput data surat masuk maupun surat keluar dan penyusun dapat merekomendasikan bahwa program yang telah diuji bisa digunakan oleh para karyawan karyawati pada kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur dan penyusun laporan.

DAFTAR PUSTAKA

Nanang Kustiawan,2003. Membuat Surat Dinas atau Resmi. Surabaya: Pustaka Media.

Firdaus, 2005, Pemrograman Database dengan Visual Basic 6 untuk orang Awam, Palembang, Maxikom.

Bahtiar, hariman. 2011, Modul Pemrograman Visual Basic Lpwn Hamzanwadi Pancor, pancor

http://3ka-09.digimon.tv/t9-pengertian-visual-basic

http://blog.re.or.id/erd-entity-relationship-diagram.htm

http://blog.its.ac.id/dyah03tc/2007/10/05/modul-1-entity-relationship-diagram-rd/

tavipia.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15425/DFD.pdf