SISTEM INPUT
DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK
TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC
6.0 & Mc. Acces 2007
LAPORAN PRAKTIK KERJA
LAPANGAN
Laporan Ditulis Untuk Memenuhi Sebagai
Persyaratan
Guna Menyelesaikan Studi Jurusan Manajemen
Perkantoran
Pada Lembaga Pendidikan Profesi LPWN
Hamzanwadi Pancor
Oleh :
ABD. MUHID
NPM. 03.07.08.0207
LEMBAGA PENDIDIKAN
PROFESI
LPWN HAMZANWADI PANCOR
2011/2 0 1 2
ABSTRAK
Tehknolgi pendidikan merupakan perwujudan
dari inovasi pendidikan yang menuntut semua orang dalam memecahkan
masalah-masalah, terutama masalah kinerja kepegawaian dalam penginputan data surat
masuk dan surat keluar yang dihadapi pegawai UPTD Dikpora Sukamulia Kab. Lombok
Timur. Dalam proses penginputan data surat masuk dan keluar, pegawai sering
menemukan beberapa masalah dari soft yang di gunakan, yaitu mudah terhapusnya
data-yang sudah diinput dan tidak memiliki keamanan untuk melindungi data.
Untuk menigkatkan kinerja dan data dapat terlindungi dengan baik, perlu
dilakukan penelitian. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah system
penginputan data surat masuk dan keluar menggunakan Visual Basic 6.0. dapat meningkatkan kinerja pegawai pada Unit
Pelaksana Tekhnis Daerah Kabupaten Lombok Timur. adapun perancangan yang dilakukan berlangsung
dalam 3 ( tiga ) siklus. Penelitian tindakan kantor yakni meneliti masalah
dalam hal penginputan data, perancangan aplikasi yang akan digunakan untuk
melakukan penginputan data, pengujian sistem aplikasi yang telah dirancang guna
untuk mengetahui letak dari kesalahan-kesalahan yang ada dari aplikasi
tersebut. Jadi hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa Sistem Input Data Surat
Masuk Dan Surat Keluar Menggunakan Visual Basic 6.0. dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam
melakukan aktivitas sehari-hari Pada Unit Pelaksana Tekhnis Daerah Dinas
Pendidikan Dan Olahraga.
Kata kunci : Data Base, Sistim Input Data Surat
Masuk Dan Keluar
M O T T O
“Masalah bukanlah
menjadi pemghalang untuk mencapai sebuah kesuksesan”
HALAMAN PERSEMBAHAN
Laporan ini Saya Persembahkan Kepada :
Ø Bapak, Ibu, Keluaga dan Orang terdekat
saya yang tercinta, yang telah menyuport atau mendukung dan membantu saya baik
secara moril maupun materil, dan senantiasa selalu mendoakan saya.
Ø Bapak, Ibu Dosen saya yang saya hormati,
yang telah medidik dan mengajar saya
dalam bentuk ilmu baik dalam bentuk materi maupun praktik.
Ø Pimpinan dan segenap pegawai atau
staff kantor UPTD Dikpora Sukamulia yang
saya hormati, yang telah banyak membatu saya dalam berbagai hal.
HALAMAN PERSETUJUAN
SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK
TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc. Acces 2007
LAPORAN PRAKTIK KERJA
LAPANGAN
Oleh :
N a m a : ABD. MUHID
N P M : 03.07.08.0207
Tempat, Tanggal
Lahir : Banjar
Manis, 15 September 1989
Angkatan Tahun :
2007/2008
Menyetujui :
|
|
||||||
|
HALAMAN PENGESAHAN
SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR UPTD DIKPORA SUKAMULIA KAB. LOMBOK
TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc. Acces 2007
Oleh :
A B D. M U H I D
NPM. 03.07.08.0207
Dipertahankan di Depan Dewan Penguji
Jurusan Manajemen Perkantoran
Lembaga Pendidikan Profesi LPWN HAMZANWADI Pancor
Pada Tanggal
: ... Maret 2012
DEWAN PENGUJI
1.
…………………………………… ( Ketua ) ………...........…..
2.
…………………………………… (
Sekretaris ) …...……………..
3.
…………………………………… ( Anggota
) ………........……..
|
SURAT
PERNYATAAN PLAGIAT
Yang bertanda tangan dibawah ini ;
N a m a : ABD. MUHID
N P M : 03.07.08.0207
Jurusan : MANAJEMEN PERKANTORAN
Angkatan Tahun : 2007 / 2008
Dengan ini menyatakan bahwa Laporan
Praktik Kerja Lapangan yang berjudul
”
SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR PADA KANTOR UPTD DIKPORA
SUKAMULIA KAB. LOMBOK TIMUR MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 & Mc.
Acces 2007 ini disusun sendiri bukan hasil plagiat (jiplakan). Bilamana
pernyataan ini tidak benar maka saya berrsedia dikenakan sanksi secara
akademik.
Pancor, 16 Februari 2012
Penyusun,
A B D. M U H I D
NPM. 03.07.08.0207
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Contoh DBMS...................................................... 34
Tabel 1.2 Data Base Surat Masuk......................................... 58
Tabel 1.3 Data Base Surat
Keluar......................................... 58
Tabel 1.4 Rancangan Form
Password................................... 62
Tabel 1.5 Rancangan Form
Input Data Surat Masuk............ 63
Tabel 1.6.
Rancangan Form Input Data Surat Keluar........... 64
Tabel 1.7. Rancangan Form Pencarian Data Surat
Masuk… 65
Tabel 1.8.
Rancangan Form Pecarian Data Surat Keluar…. 66
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Kode Login....................................................... 84
Lampiran 2. Menu Utama..................................................... 84
Lampiran 3. Kode Input Data Surat Masuk.......................... 85
Lampiran 4.Kode Input Data Surat Keluar........................... 86
Lampiran 5. Kode Cari Data Surat Masuk............................ 87
Lampiran 6. Kode Cari Data Surat Keluar............................ 88
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah dengan rasa
syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga laporan Peraktik Kerja Lapangan (PKL) ini
pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kab. Lombok Timur dapat terselesaikan meski hanya berupa lembaran-lembaran yang sederhana tapi
mudah-mudahan bermanfaat.
Solawat serta salam tak lupa penulis haturkan keharibaan Nabi Muhammad SAW, yang telah
membawa kita kejalan yang diridoi sehingga kita dapat menjadi manusia yang
berilmu dan berpengetahuan.
Buku Laporan Kerja Praktik Lapangan (PKL) ini disusun sebagai bahan ajuan
untuk menempuh salah satu syarat guna menyelesaikan studi di Lembaga Pendidikan
Wasyirin Najabah (LPWN).
Penulis menyadari, dalam penulisan laporan ini tidak akan berhasil
atau sempurna tampa dukungan dari lembaga atau instansi yang terkait. Pada
kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada yang terhormat :
1.
Bapak
Martua Hamonangan Nasution, M.Pd, selaku Direktur LPWN HAMZANWADI Pancor
2.
Bapak
Hariman Bahtiar, S.Kom selaku Asisten Direktur I, Bapak Ahmad Masfu, SE selaku
Asisten Direktur II, Bapak L. M. Samsu, SE selaku Asisten Direktur III yang
telah memberikan kemudahan selama penulis mengikuti studi di LPWN HAMZANWADI
Pancor
3.
Bapak
Yahya, ST. selaku Ketua Jurusan Manajemen Perkantoran.
4.
Bapak
Rasyd Hardi W, ST.M.Pd selaku Dosen Pembimbing I, dengan tulus
dan sabar mengarahkan dalam memberikan bimbingan sehingga bisa terselesaikan laporan ini dengan baik dan sempurna.
5.
Ibu Suhartini, SE selaku Dosen Pembimbing II, yang selalu
memberikan motivasi.
6. Seluruh Bapak/Ibu Dosen yang telah mengajarkan dan membimbing kami.
7. Bapak Bapak H. Lalu Mukhsan S,Pd selaku Kepala Unit Kantor UPTD Dikpora,Sukamulia
yang telah mengizinkan melakukan praktik di instansinya.
8.
Bapak/Ibu/Saudara/i saya yang telah mendo’akan sehingga saya diberi kesehatan sampai laporan ini selesai.
9.
Teman-teman
seangkatanku mudah-mudahan kita semua
menjadi orang sukses berguna bagi Agama Nusa dan Bangsa.
Penulis menyadari laporan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu dalam kesempatan ini pula penulis mengharapkan
masukan baik berupa kritik atau saran yang sifatnya membangun demi
kkesempurnaan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan bermamfaat bagi kita
semua, Amin Yarobbal Alamin.
Pancor,
16 Februari 2012
Penyusun,
A B D. M U H I D
NPM.
03.07.08.0207
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................ i
ABSTRAK............................................................................................... ii
MOTTO................................................................................................... iii
LEMBAR
PERSEMBAHAN.................................................................... iv
HALAMAN
PERSETUJUAN................................................................... v
HALAMAN
PENGESAHAN................................................................... vi
SURAT
PERYATAAN PLAGIAT............................................................ vii
DAFTAR
TABEL..................................................................................... viii
DAFTAR
LAMPIRAN............................................................................. ix
KATA
PENGANTAR.............................................................................. x
DAFTAR
ISI............................................................................................ xii
BAB I
PENDAHULUAN.................................................................. 1
A. Latar Belakang Masalah................................................... 1
B. Rumusan Masalah........................................................... 2
C.
Batasan Masalah.............................................................. 2
D. Manfaat
dan Tujuan Kuliah Kerja Peraktik...................... 3
E.
Rincian Pelaksanaan........................................................ 5
BAB II
LANDASAN TEORI.............................................................. 7
A. Pengertian
Sistem............................................................. 7
B.
Visual Basic..................................................................... 11
C.
Database.......................................................................... 30
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN..................................... 47
A. Latar
Belakang Instansi/Lembaga/Badan/Perusahaan....... 47
B. Sistem yang sedang berjalan.......................................... 51
1.
Analisa Pengembangan.............................................. 51
2.
Analisa Sistem Baru................................................... 51
3.
Kebutuhan Sistem ..................................................... 53
4.
Kebutuhan User......................................................... 54
5.
Perancangan Sistem Baru........................................... 55
6.
Flow Chart................................................................. 59
7.
Rancangan Antar Muka.............................................. 61
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN.............................. 67
A.
Implementasi.................................................................... 67
B.
Pengujian Sistem.............................................................. 75
BAB V PENUTUP................................................................................ 79
A.
Kesimpulan ..................................................................... 79
B.
Saran................................................................................ 80
C.
Rekomendasi................................................................... 81
DAFTAR
PUSTAKA.............................................................................. 82
LAMPIRAN
– LAMPIRAN................................................................... 83
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang
sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap kegiatan yang dilakukan di
setiap kantor, organisasi atau perusahaan di tuntut untuk menyesuaikan dengan
kemajuan yang ada, agar tujuan perusahaan dan organisasi dapat dicapai dengan
seoptimal mungkin. Selain harus dapat meningkatkan pelayanan terhadap pihak
lain atau organisasi sebagai mitra yang terkait namun untuk memerlukan
peningkatan efisiensi dan efektifitas dari organisasi tersebut. Dalam
pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan tersebut faktor arsip yang ada di
dalamnya tidak dapat di abaikan karena unsur yang terpenting selain
faktor-faktor lainnya.
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat
surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada
pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat
resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).
Salah satu
permasalahan yang dihadapi UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur terdapat pada sub bagian pemerintahan, dimana
proses sistem pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan proses
manual akibatnya sulit menemukan kembali arsip yang diperlukan untuk proses
pelaksanaan kegiatan, sehingga terjadi dan terdapat duplikasi arsip serta
menumpuknya data yang memenuhi ruangan sub bagian pemerintahan sehingga
mengahambat kelancaran aktifitas kerja dan belum adanya laporan surat masuk dan
surat keluar serta surat tembusan keluar yang akan diberikan kepada kepala
dinas.
Salah satu tugas
bagian pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia
adalah pencatatan surat masuk dan keluar masih secara manual. Oleh karena itu
komputer sangat di perlukan untuk mengatasi masalah dalam hal pencatatan surat
masuk dan surat keluar, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang
sudah berkomputerisasi dapat menekan kesalahan atau kekeliruan yag terjadi,
sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data-data yang di perlukan
akan sangat mudah di temukan apabila sudah terkomputerisasi.
Dari uraian di
atas, Maka penulis tertarik untuk membuat laporan kerja praktek lapangan dengan
judul “SISTEM INPUT DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR UPTD Dikpora
KABUPATEN LOMBOK TIMUR DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN Ms. ACCES 2007”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar
belakang masalah diatas, maka rumusan masalahnya adalah “ Bagaimana membuat
sistem input data surat masuk dan surat keluar yang saat ini sedang berjalan
pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur dengan menggunakan
program Visual Basic 6.0 dan Ms. Acces 2007”.
C. Batasan Masalah
Batasan masalah pada laporan ini
adalah :
1.
Aplikasi yang dibuat adalah
aplikasi sistem input data surat masuk dan surat keluar di Kantor UPTD Dikpora
Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.
2.
Program aplikasi yang di
gunakan adalah Program Visual Basic 6.0 dan Ms. Acces 2007.
D. Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL)
1. Tujuan Praktek Kerja
Lapangan ( PKL )
a) Membekali mahasiswa dengan pengalaman yang
sebenar-benarnya dalam dunia kerja sebagai persiapan guna penyesuaian diri
dalam dunia kerja.
b)
Menempatkan
keterampilan mahasiswa yang diperoleh dari latihan peraktik dikampus.
c)
Mengetahui
sejauh mana ilmu yang diperoleh selama menempuh pendidikan di lembaga profesi (
kampus )
d)
Membekali mahasiswa untuk
meningkatkan disiplin dunia kerja sebagai persiapan guna penyusaian diri dalam
dunia kerja
dan masyarakat.
e)
Melatih mahasiswa untuk
meningkatkan disiplin kerja sehingga
menjadi tenaga yang betul-betul mencintai tugas dan tanggung jawab guna
mewujudkan tenaga yang siap pakai.
f)
Mengutamakan
persiapan mahasiswa untuk memasuki lapangan kerja.
2. Manfaat Praktek Kerja
Lapangan(PKL)
a.
Bagi Mahasiswa.
1)
Meningkatkan
kualitas sumber daya manusia ( SDM ) yang terampil dalam bekerja dan memperoleh
pengalaman atau ilmu baru.
2)
Mampu
meningkatkan keterampilan dalam tugas dan pekerjaan secara langsung.
3)
Untuk
mengetahui dan Menganalisis tata cara atau sistem pengolahan pada instansi atau
perkantoran
4)
Memperluas
pandangan dan wawasan terhadap satu jenis perkantoran di bidang masing-masing
pada instansi yang bersangkutan.
b.
Instansi.
1)
Dapat mengurangi volume kerja
instansi dalam bekerja.
2)
Sebagai sumbangan pemikiran
atau tenaga bagi instansi yang membutuhkan.
c.
Kampus.
1)
Hasil dari Peraktik Kerja
Lapangan ( PKL ) berupa laporan dapat menambah kelengkapan perpustakaan untuk
di jadikan bahan acuan penyusunan laporan bagi mahasiswa lainnya.
2)
Ilmu pengetahuan yang diperoleh
dari kampus dapat diterapkan sekaligus dapat memberikan perbandingan antara
praktik dan teori.
E. Rincian Pelaksanaan
Dalam menjalankan praktik kerja lapangan ( PKL )
di UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Waktu pelaksanaan On The Job
Training di mulai pada hari senin sampai hari jum’at 5 hari kerja mulai pkul
07.30 Wita sampai dengan 16.00 Wita , bertempat di kantor tersebut.
Selama menjalankan praktik kerja lapangan ( PKL ) penulis merincikan
kegiatan secara garis besar sbb :
1. Pengarahan dan pengenalan staf dan pegawai
UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.
2. Peroses penempatan bagian untuk peserta
Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan oleh ( Kabag ).
3. Mengikuti apel pagi.
4. Mengagendakan surat keluar dan surat masuk dan lembar
disposisi.
5. Mengetik surat keluar dan surat tugas.
6. Olahraga setiap hari jum’at.
7. Mengetik rekap pengeluaran.
8. Mengikuti imtaq bulanan.
9. Mensortir surat masuk dan surat keluar.
BAB
II
LANDASAN TEORI
A. Pengrtian Sistem
Suatu
sistem adalah kumpulan prosedure, proses-proses, metode-metode atau
teknik-teknik yang dipersatukan oleh beberapa bentuk inveteraksi yang diatur
untuk membentuk suatu kesatuan terorganisir dalam kamus besar Bahasa Indonesia.
Pengertian sistem
adalah pelaksanaan dari suatu pekerjaan dan dalam Bahasa Inggris kata sistem
mengandung arti pelaksanaan atau penerapan.
Adapun Pengertian Sistem Menurut Beberap ahli :
1.
Menurut Tatang M. Amirin (1992 :1), Pengertian
sistem adalah himpunan fakta yang saling berhubungan secara teratur dan
2. Menurut Jogiyanto,HM (1982
: 2), Pengertian sistem adalahkumpulan dari elemen merupakan suatu
keseluruhan.-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
3.
Menurut Taori.D.Mahzuri (1997 :1), Definisi
sistem yang umum di dunia manajemen, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan (Input) untuk
mencapai tujuan atau keluaran tertentu (Output).
Proses
yang terjadi disini dapat terdiri dari bermacam-macam tipe yaitu Proses Fisik,
Proses Prosedural, Prosedur Konseptual Proses Sosial.
Dari definisi di atas, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem atau
sistem-sistem bagian suatu kesatuan sehingga tujuan dan sasaran sistem dapat
tercapai.
Karakteristik Sistem
Sesuai dengan
maknanya, pengembangan sistem harus di tinjau dari pendekatan sistem. Hal ini
berarti pengembangan sistem itu sendiri dimana proses pengolahan data yang
berlangsung harus dilihat sebagai sistem.
1.
Komponen Sistem (System
Component)
Suatu sistem yang terdiri dari
sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling bekerjasama membentuk satu
kesatuan yang dapat berupa sistem atau sub sistem.
2.
Batas Sistem (Sistem Boundary)
Batas Sistem adalah suatu daerah yang
membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain. Batasan tersebut dapat berupa :
- Peralatan yang digunakan
- Personal-personal
- Biaya-biaya
- Peraturan-peraturan
3.
Lingkungan Luar Sistem (System
Environment)
Lingkungan Luar
sistem adalah apapun diluar batas dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi
sistem.
4.
Penghubung Sistem (System
Inferface)
Interface merupakan media penghubung
antar satu sub sistem dengan sub sistem yang lain.
5.
Masukan Sistem (System Input)
Suatu energi yang dimasukkan ke dalam
sistem, merupakan bagian yang berfungsi untuk menerima data masukan.
Dalam pemasukan data terdapat
beberapa hal yang harus diperhatikan :
a.
Jenis data yang dimasukkan
b.
Dari mana data dimasukkan
- Frekuensi pemasukan data
6.
Keluaran Sistem (System
Output)
Output adalah hasil energi yang telah
selesai diproses atau tujuan akhir dari suatu sistem yang berguna bagi pemakai.
7.
Pengolahan Sistem (System
Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu
bagian pengolahan yang akan merubah masukan data menjadi keluaran/informasi,
yang sesuai dengan kebutuhan organisasi atau pengguna.
8.
Sasaran Sistem (System
Objectives)
Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran
atau tujuan.
Karakteristik Sistem Yang
Baik
Harus mampu menganalisa sebuah
sistem, adapun kriteria- kriteria sistem yang baik yaitu :
1.
Ekonomis
Semua bagian dari sistem termasuk
laporan-laporan, pengawasan-pengawasan harus mempunyai nilai tambah dan tidak
terjadi pemborosan biaya.
2.
Kegunaan
Sistem yang baik menghasilkan
informasi tepat pada waktu dan relevan dalam proses pengambilan keputusan
manajemen dan personal operasi dalam organisasi.
3.
Keandalan
Keluaran sistem harus mempunyai
tingkat ketelitian yang tinggi dan harus mampu beroperasi secara efektif dan
efisien.
4.
Kapasitas
Sistem harus memiliki kapasitas yang
memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti pada operasi
normal.
5.
Fleksibel
Sistem harus mampu menampung perubahan-perubahan
B. Visual Basic
1. Mengenal Visual Basic
Visual Basic untuk DOS dan Windows diperkenalkan pada
tahun 1991. Versi 3.0 dari Visual Basic dikeluarkan pada tahun 1993 dan lebih
mengalami kemajuan yang pesat dibandingkan dengan versi sebelumnya. Visual
Basic 3.0 masih menggunakan kode-kode yang bekera dalam 16 bit. Kemudian pada
akhir tahun 1995 dikeluarkan Visual Basic versi 4.0 yang mendukung proses 32
bit. Pada akhir tahun 1996 dikeluarkan Visual Basic versi 5.0 dengan kelebihan
yang dapat mendukung control Activex dan mulai menghapus atau menghilangkan
dukungan terhadap proses 16 bit. Dan versi yang dipakai dalam modul ini adalah
Visual Basic versi 6.0 yang dikemas dalam satu paket Microsoft Visual Studio
6.0.
Visual Basic
6.0 ialah bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari BASIC. Event driven artinya program menunggu
sampai adanya respons dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol
diklik atau menu dipilih. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan
melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Ada tiga edisi yang
dikeluarkan Microsoft, yaitu:
Standard Edition sangat
merekomendasikan bagi pemula yang ingin mempelajari Visual Basic 6.0 dan
mempunyai fasilitas sebagai berikut:
1. Kemampuan
aplikasi 32 bit yang berjalan di Microsoft Win 9x dan Win NT untuk pemula.
2. Terdiri dari
control seperti grid, tab, dan Data Bound.
3. Memuat Learn Visual Basic Now
dan Online Help.
4. Microsoft Developer Network CD
berisi dokumentasi.
Professional
Edition umumnya digunakan oleh para professional yang sudah cukup mendalami
Visual Basic 6.0. Tidak terlalu banyak perbedaan dengan Standard Edition, hanya
ada beberapa tambahan, diantaranya:
1.
ActiveX Control, termasuk Internet Control
2.
IIS (Internet Information
Server)
3.
Dynamic HTML Page Designer
Lebih
ditekankan untuk membuat aplikasi yang bersifat server based, tapi
program-program aplikasi standard dapat berjalan dengan baik jika menggunakan
versi ini. Fasilitas
tambahan antara lain:
1.
Application Performance
Explorer
2.
IIS (Internet Information Server)
3.
Support for Microsoft
Transaction Server 2.0
4.
SQL Debugging
5.
Visual Component Manager
6.
Visual Database Tool
Visual Basic merupakan salah
satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam
program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual
Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object
Oriented Programming = OOP). Sayangnya, Visual Basic sampai saat ini hanya
dapat berjalan diatas lingkungan sistem operasi Windows. Untuk kalangan sistem
operasi yang lain seperti Linux misalnya, Visual Basic masih belum bisa
berjalan optimal walaupun saat ini sudah mulai dirintis sebuah framework
berbasis .NET agar dapat menjalankan aplikasi VB.NET diatas platform Linux.
Kepopuleran Visual Basic
sebenarnya datang dari lingkungannya yang sering disebut Integrated Development
Environment atau IDE. IDE membantu membangun sebuah aplikasi besar, menulis
sebuah program, menjalankan program, dan menghasilkan sebuah executable file.
Executable File yang dihasilkan oleh Visual Basic bersifat independen, dan
karena itu file tersebut dapat dijalankan pada komputer tanpa harus menginstall
Visual Basic.
Pemograman visual merupakan
dimensi baru dalam pembuatan aplikasi karena dapat langsung menggambarkan
objek-objek ke layar sebelum dieksekusi. Dalam lingkungan pengembangan visual,
sekarang objek yang anda buat hasilnya langsung tampil di layar. Objek yang
dibuat itu akan sama hasilnya pada saat program dijalankan. Dengan demikian
tidak perlu lagi melakukan pengubahan kode program secara manual. Setelah semua
objek diletakkan dalam suatu form, maka semua atribut objek tersebut akan
disimpan dalam suatu kode program yang dapat langsung dijalankan.
Untuk
membuka program Visual Basic 6.0 (yang dikemas dalam Microsoft Visual Studio
6.0), ada beberapa cara yang bisa dilakukan diantaranya sebagai berikut:
1.
Klik Start –
Program - Microsoft Visual Studio 6.0 – Microsoft Visual Basic 6.0. Maka pada layar awal akan muncul tampilan seperti pada gambar
1.1. Dengan membuat short cut pada
jendela desktop dan untuk memulainya cukup melakukan double-click pada short cut tersebut.
2. Ketika
Visual Basic diinstall, file-file Visual Basic (*.frm, *.bas, *.vpb) di
daftarkan pada sistem operasi Window, karena itu untuk memulai visual basic
anda dapat melakukan double-click pada
file-file tersebut
Visual Basic menyediakan banyak jenis modul aplikasi. Beberapa pilihan yang terdapat
pada kotak dialog New Project adalah sebagai berikut.
1. Standard EXE : membuat
aplikasi Visual Basic Standar
2. Active EXE : membuat
aplikasi ActiveX
3. Active DLL : membuat library ActiveX
4. ActiveX Control : membuat kontrol ActiveX
5. VB Application Wizard : membuat aplikasi dengan bantuan Wizard
6. VB Wizard Manager : pusat
pengelolaan Wizard Visual Basic
7. IIS
Application : membuat aplikasi IIS (Internet Information Server)
8. DHTML
Application : membuat applikasi DHTML (Dynamic Hypertext Mark-up Language)
untuk internet.
Tab Existing untuk menampilkan aplikasi yang sudah
ada dan Tab Recent menampilkan aplikasi yang pernah dibuka terakhir
kali.
Untuk memulai program standar pilihlah Standard EXE, kemudian
klik pada tombol Open. Setelah itu akan muncul
window Project1-Microsoft Visual Basic seperti pada gambar 1.2.
Sekarang kita akan mengenal bagian-bagian dari IDE (
Integrated Development Environment ) yang kita gunakan seperti pada gambar 1.2
Jendela IDE Visual Basic memiliki sejumlah menu, toolbar, dan window
seperti yang terlihat pada gambar 1.2. Berikut ini akan dijelaskan kegunaan
masing-masing item :
Jika membuat program aplikasi, akan terdapat jendela
project yang berisi semua file yang dibutuhkan untuk menjalankan program
aplikasi Visual Basic yang dibuat. Pada jendela project terdapat tiga icon
yaitu icon View Code untuk
menampilkan jendela editor, icon View
Object untuk menampilkan bentuk formulir (Form) dan icon Toggle Folders digunakan untuk
menampilkan folder (tempat penyimpanan file).
Pertama kali
ketika menggunakan program Visual Basic maka komponen project yang akan diload,
selanjutnya adalah menambah form-form atau membuat modul atau mungkin membuat
kode program. Secara lebih sederhana posisi project dalam setiap komponen yang
ada adalah seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Form digunakan ketika akan meletakkan object-object apa
saja yang akan digunakan dalam program, object-object yang terdapat dalam
toolbox, diletakkan dan didesain dalam bagian form. Form sebenarnya adalah
suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi.
Secara otomatis akan tersedia form yang baru jika kita membuat program
aplikasi baru, yaitu dengan nama Form1.
Umumnya dalam suatu form terdapat garis titik-titik yang disebut dengan Grid.
Toolbox adalah kotak alat yang berisi icon-icon untuk memasukkan objek
tertentu ke dalam jendela form. Kita dapat memodifikasi toolbox, misalnya
menambah komponen icon dengan cara melakukan klik kanan pada toolbox lalu
memilih Components atau Add Tab.
Properties digunakan untuk menentukan setting suatu objek. Suatu objek
biasanya mempunyai beberapa properti yang dapat diatur langsung dari jendela Properties atau lewat kode program.
Digunakan untuk menulis kode program yang menentukan
tingkah laku dari form dan objek-objek yang ada pada aplikasi bersangkutan. Kode
program adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu
objek dijalankan. Kode program ini akan mengontrol dan menentukan jalannya
suatu objek.
Module dapat disejajarkan dengan form, tetapi tidak
mengandung object. Module dapat berisi kode-kode program atau procedure yag
dapat digunakan dalam program aplikasi.
Digunakan untuk memasukkan ekpresi untuk melihat hasilnya dengan
menggunakan perintah “print” atau ‘?’. Jendela ini biasanya digunakan bersama
watch window pada saat sebuah program di-debug. Short-cut untuk jendela ini adalah Ctrl-G.
Menu yang akan dibahas secara garis besar, sebab sebagian
dari menu berkaitan dengan Visual Basic lanjutan. Berikut ini akan dibahas
mengenai menu yang sifatnya umum dan sering dipakai.
1. Menu File berisi
perintah antara lain, open untuk
membuka suatu project dan save untuk
menyimpan project atau form, make
digunakan untuk mengkompile project menjadi Executable file.
2. Menu Edit berkaitan
dengan perintah-perintah editing seperti cut,
copy, paste, find, replace, undo dan redo.
3. Menu View digunakan
untuk menampilkan window-window pada IDE Visual Basic yang telah dijelaskan
pada gambar 1.3.
4. Menu Project digunakan
untuk menambahkan objek-objek baru seperti pada form, standart module (bas),
class module, User control module, dll.
5. Menu Format digunakan
untuk mengatur posisi dan ukuran satu atau beberapa kontrol.
6. Menu Debug berisi
perintah-perintah yang digunakan pada saat program sedang di debug. Aplikasi
yang dieksekusi tahap demi tahap, nilai dari variabel yang bersangkutan
ditampilkan, dan menambahkan break point untuk memonitor jalannya
program.
Visual
Basic memiliki sejumlah toolbar. Toolbar-toolbar tersebut dapat kita letakkan
pada posisi sebelah atas pada IDE Visual Basic atau dibiarkan menjadi window di
dalam IDE Visual Basic. Toolbar-toolbar tersebut antara lain :
1.
Standard Toolbar berisi tool yang digunakan
untuk perintah-perintah seperti membuka atau menyimpan sebuah project.
2. Debug Toolbar
digunakan berisi perintah seperti yang terdapat pada menu debug, jika
toolbar tersebut tidak terdapat pada IDE, anda dapat memilih menu view -
toolbars untuk menampilkan toolbar tersebut.
3.
Edit Toolbar berfungsi pada saat kita mengedit sebuah kode,
menammbahkan break point, dan bookmarks.
4.
Form Editor Toolbar digunakan untuk mengatur
posisi control yang ada pada form.
Selain Toolbar, Visual Basic juga mempunyai Jendela
Toolbox. Jendela ini berisi sejumlah control yang digunakan untuk mendesain
antar muka (User Interface) yang akan
diletakkan pada Form. Berikut ini akan dijelaskan masing-masing dari control yang ada pada toolbox :
1. Pointer bukan sebuah kontrol,
pointer digunakan untuk memilih control yang sudah ada pada sebuah form.
2. Picture Box Control, control ini digunakan untuk
menampilkan gambar seperti BMP, DIB (bitmap), ICO (icon), CUR (cursor), WMF
(metafile), EMF (enhanced metafile), GIF, and JPEG.
3. Label Control, digunakan sebagai text
static yang tidak bisa diedit, biasanya digunakan untuk memberi nama pada
control yang lain seperti TextBox.
4. TextBox Control, control yang berisi string
dari karakter yang dapat diisi oleh user.
5. Frame Control, digunakan untuk mengelompokkan
control-control yang lain.
6. Command Button Control, command button hampir muncul
pada setiap form, biasanya digunakan untuk menangkap kejadian berupa mouse
click.
7. Check Box Control, control ini digunakan untuk
pilihan ya/tidak atau benar/salah.
8. Option Button Control, digunakan dalam suatu group,
dimana seorang user dapat memilih salah satu saja dalam suatu group.
9. ListBox Control, berisi sejumlah item dimana
seorang user dapat memilih salah satu atau beberapa item.
10. ComboBox Control, control ini merupakan
gabungan antara TextBox dan ListBox Control, dimana daftar item hanya akan
ditampilkan jika user men-click pada panah kebawah disebelah kanan Control
tersebut.
11. HscrollBar dan VscrollBar Control, kedua
control ini digunakan untuk ScrollBar.
12. Timer Control, merupakan control yang tidak
terlihat pada saat program dijalankan. Control tersebut membangkitkan kejadian
pada selang waktu tertentu.
13. DriveList Box, DirList Box, dan FileList Box Control, ketiganya digunakan untuk membuat suatu dialog
untuk sistem file. Control tersebut jarang digunakan sebab ada Common dialog
Control yang akan kita bicarakan nanti sebagai ganti dari ketiga control
diatas.
14. Shape dan Line Control, digunakan
untuk memperindah tampilan dari suatu form.
15. Image Control, control ini mirip dengan
PictureBoxControl tetapi digunakan sebagai container control- control yang
lain.
16. Data Control, merupakan
kunci dari data binding pada Visual Basic. Dengan menggunakan control ini, kita
dapat menghubungkan sebuah database pada Visual Basic.
17. OLE Control, digunakan
sebagai tempat untuk program ekternal yang ada pada windows seperti spread
sheet yang dihasilkan oleh Microsoft Excel. Dengan menggunakan control tersebut
kita dapat menampilkan program lain pada sebuah aplikasi.
Langkah-langkah
menyimpan:
a. Pada menu File, klik perintah
Save Project As kemudian akan muncul Kotak dialog File Project seperti terlihat
pada gambar 1.12. Melalui kotak dialog tersebut dapat menyimpan program Visual
Basic tersebut.
b. Pilih direktori kerja anda
misalkan D:\VB\Latihan01 dengan mengklik pada kontrol combo box.
c. Simpan form
dengan nama Form1, kemudian klik tombol Save. Simpan Project dengan nama
Project1, kemudian klik tombol Save.
Langkah-langkah menjalankan/menghentikan program:
a. Klik tombol Start (
) pada ToolBar atau dengan menekan tombol F5
atau juga dapat menggunakan Start pada menu Run.
b. Sedangkan untuk menghentikan program yang
sedang berjalan dapat menggunakan tombol End
(
) pada
ToolBar atau menggunakan End pada menu Run.
B.
Database dengan Microsoft Acces
Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi database paling lengkap dan
canggih saat ini.
Access memungkinkan untuk mengumpulkan,
menyimpan dan mengatur informasi seperti halnya membuat laporan yang mengarah
kepada kesimpulan akhir.
Microsoft access mempunyai fasilitas :
a.
Kreasi drag and drop dan penyutingan,
query, report macro dan form.
b.
Kemampuan untuk mencakup objek
OLE (Object Linking and Embedding)
seperti suara, atau video klip, sebagai rekaman dalam database dan sebagai
object dalam form atau report.
c.
Kemampuan dalam menjalankan
operasi kompleks.
d.
Bahasa macro yang memungkinkan
otomatisasi rutin tanpa pemrograman. Bahasa pemrograman Access, Basic, yang
dimodelkan pada Visual Basic banyak diterima, tetapi dengan eksistensi database
tambahan.
e.
Kemampuan menghubungkan dan
bahkan menggabungkan format database
lain, seperti Excel, Lotus, Foxpro,
dan ASCII.
f.
Validasi data, jika dibuat pada
level table, otomatis diubah menjadi dan report.
g.
Kemampuan membuat dan menggunakan pustaka kode yang
dapat dipakai ulang
Gambar 1.13 Aplikasi Access
Aplikasi access
adalah kumpulan objek Access yang bekerja terpadu untuk menyelesaikan masalah.
Access mempunyai kelas objek yang
merupakan blok pembentukan semua aplikasi, yaitu :
1.
Database, adalah sekumpulan informasi
yang terdiri dari table, query, form,
report, macro, dan module yang tersimpan dalam sebuah file.
Database mempunyai 5 jenis field
- Character/string berisi abjad, angka atau karakter-karakter lainnya.
Ukuran maksimal untuk character adalah 254 character, dan data character tersebut tidak dapat digunakan untuk operasi matematis.
- Numeric, hanya dapat diisi oleh angka, titik decimal, (+) Positif, (-) Negatif, field numeric dapat digunakan untuk operasi matematik.
- Date, merupakan field tanggal, isi field tanggal tersebut maksimal 8 karakter dengan format penulisan MM-DD-YY.
- Logical, panjang field ini hanya 1 karakter, field yang menyatakan nilai kebenaran T (True) yang berarti benar, atau F (False) yang berarti salah.
- Memo, panjang maksimum field ini adalah 4000 karakter, field ini yang berisi informasi-informasi yang digunakan sebagai catatan.
2.
Table, adalah suatu fasilitas yang
berfungsi untuk menginput data-data.
3.
Query, adalah suatu fasilitas yang
berfungsi untuk melakukan penyeleksian data, pengurutan data, melakukan proses
perhitungan dan lain-lain.
Gambar 1.14 Query
4.
Form, adalah suatu fasilitas yang
berfungsi untuk menampilkan record
dan mendesain tampilan agar pemasukan data lebih mudah dan menarik.
Gambar 1.15 Gambar Form
5.
Report, adalah sebuah fasilitas dalam
Microsoft Access yang berfungsi untuk membuat laporan yang akan dicetak ke
kertas (printer)
Gambar 1.16 Report
6.
Macro adalah sebuah fasilitas dalam
database Microsoft Access untuk
membuat serangkaian tugas-tugas untuk dijalankan secara otomatis.
7.
Module, adalah fasilitas yang digunakan
untuk menyimpan fungsi-fungsi khusus yang dibuat oleh pengguna.
2. DBMS
(Database Management Sistem)
DBMS (DataBase Management System) adalah sistem yang secara khusus dibuat untuk memudahkan pemakai
dalam mengelola basis data. Sistem ini dibuat untuk mengatasi kelemahan sistem
pemrosesan yang berbasis berkas.Pada pendekatan yang berbasis berkas, umumnya
perancangan sistem didasarkan pada kebutuhan individual pemakai, bukan
berdasarkan kebutuhan sejumlah pemakai. Setiap kali terdapat kebutuhan baru
dari seorang pemakai, kebutuhan segera diterjemahkan kedalam program komputer.
Akibatnya, kemungkinan besar setiap program aplikasi menuliskan data
tersendiri. Sementara itu ada kemungkinan data yang sama juga terdapat pada
berkas-berkas lain yang digunakan oleh program aplikasi lain.
Beberapa
contoh DBMS yang terkenal dapat dilihat
pada tabel sebagai berikut:
Tabel 1.1
Contoh DBMS
DBMS
|
Vendor
|
Access
|
Microsoft Corporation
|
DB2
|
IBM
|
Informix
|
Ibm
|
Ingres
|
Computer Associate
|
MySQL
|
The MySQL AB Company
|
Oracle
|
Oracle Corporation
|
Sybase
|
Sybase Inc.
|
Microsoft SQL Server
|
Microsoft Corporation
|
Visual Dbase
|
Borland
|
Visual FoxPro
|
Microsoft Corporation
|
Komponen utama DBMS dapat dibagi menjadi 4 macam :
1.
Perangkat Keras (Hardware)
2.
Perangkat Lunak (Software)
3.
Data
4.
Pengguna (User)
D. Pengertian
Sistem Surat Menyurat
Surat menyurat adalah
suatu kegiatan untuk
mengadakan hubungan secara
terus menerus antara
pihak yang satu
dengan pihak yang
lainnya, dan dilaksanakan
dengan saling berkirim
surat. Kegiatan surat
menyurat ini disebut
juga korespondensi. Jika hanya
sepihak saja yang
mengirim surat secara
terus menerus tanpa
ada balasan atau
tanggapan dari pihak
yang lainnya maka
hal ini tidak
dapat dinamakan kegiatan
surat menyurat.
Surat menyurat
dalam sebuah kantor
mempunyai kaitan dengan
bidang - bidang
kegiatan perkantoran lainnya
yang menyangkut tata
usaha. Kegiatan perkantoran
yang berhubungan dengan
surat adalah sebagai
berikut :
1)
Pengetikan atau typing
yaitu bagaimana mengetik
konsep surat yang
sebaik - baiknya,
sehingga menjadi surat
yang siap untuk
dikirimkan.
2)
Pengurusan surat
atau mail handling yaitu
bagaimana menangani surat
- surat yang
masuk dan keluar
tang sebaik -
baiknya dengan prosedur
yang efektif dan
efisien.
E. Pengertian Surat
Surat adalah Sarana atau wahana
komunikasi tertulis yang di tujukan kepada orang lain atau suatu
intansi/lembaga/organisasi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal, baik itu
berupa informasi, perintah, atau pemberitahuan.
Adapun Pengertian Surat Menurut
Para Ahli :
1. Wirladihardja ( 1991 : 66 )
Surat adalah setiap surat
berisikan pernyataan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan
informasi kepada pihak lain.
2. Atmosudirjo ( 1982 : 50 )
Surat adalah sehelai kertas
yang ditulis ( pada waktu ini umumnya diketik ) atas nama pribadi penulis atau
atas nama kedudukannya dalam organisasi yang di tujukan pada suatu alamat
tertentu dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi”.
3.
Barthos ( 1982 : 36 )
Surat adalah alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta.
4.
Silmi ( 2002 : 1 )
Surat adalah sehelai kertas
atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.
5. Hidayat ( 1982 : 50 )
Surat adalah
sehelai kertas atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan,
atau ditanyakan kepada orang lain.
6. Fauzi ( 1982 : 50 )
Surat adalah alat kita untuk menyampaikan suatu hal atau
meminta sesuatu barang kepada orang lain.
F. Fungsi Surat
Menurut hasil pengamatan, penulis akan menjelaskan fungsi-fungsi
surat, yaitu ;
1.
Sebagai alat komunikasi
Dengan menggunakan surat, orang
dapat saling berbicara, saling tukar informasi, saling menyampaikan pesan,
saling memberi kabar jarak jauh, berbicara panjang lebar meskipun jarak jauh.
2. Sebagai wakil atau duta
Karena fungsi surat disini sebagai
wakil atau duta, maka hendaklah ditulis dengan baik, teliti dan mempunyai tukar
bahasa yang baik pula sebagai layaknya seorang wakil atau duta.
3. Sebagai bahan bukti
Surat dalam arti luas mencakup
dunia bisnis sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk tanda terima, kwitansi,
surat jalan pengiriman barang, atau bukti pengiriman uang, faktur, surat
perjanjian dan berbagai surat bisnis lainnya.
4.
Sebagai pedoman pengambilan keputusan
Dengan berpedoman dengan surat ,
orang atau organisasi perusahaan maupun badan usaha apa saja akan menjadi
terbantu dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
5.
Sebagai alat memperpendek jarak
Bila ada yang hendak dibicarakan
dan pembicaraan tersebut tidak perlu bertatap muka, maka dengan surat akan
dapat menghemat tenaga, biaya dan waktu. Bila suatu kunjungan tidak begitu
penting, maka surat dapat membantu sebagai sarana untuk saling memberi kabar
dan informasi.
6.
Sebagai alat pengingat
Dengan adanya surat yang disimpan
atau arsip, maka segala sesuatu yang lupa atau kurang pasti, dapat dipastikan
dengan melihat dan ditinjau lagi.
7. Sebagai bukti sejarah dan
kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai
bukti kegiatan bagi suatu organisasi perusahaan atau badan usaha, sebagai bukti
sejarah, perjalanan dan perjuangan bangsa.
G. Jenis-Jenis Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
a.
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang
bersifat kekeluargaan, misalnya surat dari anak
kepada orang tuanya atau surat
dari seseorang kepada temannya atau sahabatnya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut
juga surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan dari
seseorang kepada instansi, perusahaan-perusahaan atau jawatan-jawatan.
misalnya surat lamaran kerja, surat
permohonan tidak masuk kerja, dan sebagainya.
c.
Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat
yang dibuat oleh lembaga atau badan pemerintah baik yang
dibuat secara intern atau dikalangan pemerintah itu sendiri maupun secara
ekstern atau organisasi, instansi, dan lembaga lain diluar pemerintahan.
misalnya surat pengantar, surat edaran, surat dana
bantuan, surat keputusan, dan surat intruksi.
d.
Surat Dinas swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat
resmi adalah surat
yang di buat oleh instansi-instansi swasta yang dikirimkan untuk para
karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau
instansi-instansi yang terkait. misalnya
surat undangan untuk para karyawan, surat
undangan pertemuan untuk para relasi, surat rapat tahunan para
pemegang saham, dan sebagainnya.
e.
Surat Niaga
Surat niaga adalah
surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang
dikirimkan kepada orang langganannya. misalnya
surat penawran barang, surat perkenalan barana, dan sebagainya.
2.
Berdasarkan Wujud Surat
a.
Kartu Pos adalah surat yang
terbuat dari karton berukuran 10 x 15 cm
yang berisi informasi myang isinya boleh diketahui orang lain.
Kartu pos mempunyai dua bagian :
1. Bagian
depan atau muka
untuk menulis nama
atau alamat pengirim
serta penerima.
2. Bagian
belakang untuk menulis
berita - berita
yang akan disampaikan.
b.
Warkat pos adalah surat yang
terbuat dari sehelai kertas yang apabila dilipat sedemikian rupa berbentuk
amplop atau sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambing dan
petunjuk penulis berita. Surat dengan
memakai warkat pos
bertujuan :
1.
Untuk surat bersifat keluarga
2.
Yang bersifat
rahasia keluarga
3.
Bukan untuk
keperluan dinas atau
bersifat resmi
c. Surat bersampul adalah surat yang terdiri dari kertas surat dan
amplopnya, isinya lebih panjang dari warkat pos yang kegunannya untuk menjamin
rahasia. surat yang memakai
sampul ini gunanya adalah :
1. Untuk surat – surat yang dirahasiakan atau tidak boleh dibaca
oleh orang lain.
2. Untuk
menjaga kebersihan dan
kerapian.
3. Untuk surat
- surat yang
isinya panjang, sebab
itu dapat ditulis
dalam beberapa lembar
atau beberapa halaman.
4. Untuk
surat - surat
resmi, surat dinas
ataupun surat biasa.
d. Telegram adalah informasi
yang tercetak dari jauh. cara
penyampaiannya Telegram adalah
: Telegram yang
pengirimnya melalui Perum
Telekomunikasi ( morse,
telek, dan teleprinter
).
e. surat
terbuka dan surat
tertutup
1). Surat terbuka adalah
surat yang isinya dapat
dibaca oleh umum,misalnya
surat dari pembaca
kepada pembaca atau
surat yang dikirimkan
oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain,
melalui redaksi surat
kabar, majalah, tabloid
dan sebagainya.
2). Surat tertutup
adalah surat -
surat yang dikirmkan
kepada alamat tertentu
dan isinya tidak
boleh diketahui oleh
orang lain.
f. Surat
Biasa adalah surat -
surat yang isinya
tidak mengandung rahasia
walaupun terbatas oleh
orang lain, seperti
surat undangan pernikahan
atau khitanan, surat
pertemuan para siswa
untuk rekreasi, dan
sebagainya.
g. Memo adalah pesan singkat yang berisi
informasi informsi dilingkungan organisasi.
h. Nota dinas adalah surat yang berisi pesan
singkat.
i. Surat bukti adalah
surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang digunakan sebagai alat bukti
kegiatan antar dua belah pihak.
3. Berdasarkan Keamanan Isi Surat
a.
Surat sangat rahasia yaitu surat
yang sifatnya sangat rahasia yang tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali
orang yang berkepentingan dan surat sangat rahasia ini dikirim menggunakan tiga
amplop.
b.
Surat rahasia yaitu surat yang
isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang berkepentingan
dan surat ini dilirim menggunakan dua amplop.
c.
Surat biasa yaitu surat yang
jika isinya diketahui oleh orang lain tidak akan merugikan pengirim atau
penerima.
4. Berdasarkan Cara Pengiriman
Surat
a.
Surat kilat yaitu surat yang
memerlukan penyelesaian dan pengiriman surat secara segera dengan biaya lebih
mahal dari surat lainnya.
b.
Surat segera yaitu surat yang
penyelesaian dan pengiriman harus segera tetapi tidak seperti surat kilat dan
biayanya lebih murah dari surat kilat.
c.
Surat biasa yaitu surat yang
dikirim oleh masyarakat dan cara penyelesaian dan pengirimannya tidak
disegerakan.
H. TUJUAN
PENULISAN SURAT
Dalam tujuan penulisan surat
diantaranya :
1. Ingin
menyampaikan warta atau
informasi kepada orang
lain.
2. Ingin mendapat
balasan atau tanggapan
dari penerima surat
tentang informasi yang
disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus
informasi, sehingga informasi
yang diterima jelas
dan tidak salah
tangkap.
I. Kualifikasi Surat
Setiap surat
pada umunya di
tentukan sifat atau
kualifikasinya. Kualifikasi surat
adalah penentuan atau
penegasan tentang tingkat
pentingnya suatu surat,
di lihat dari
segi siapa yang
berhak menerimanya atau
membacanya, pertanggungan jawab
atasnya, bagaimana cara
mengolah dan menanganinya. Menurut Wirladihardjo
( 1991 :
70 - 71
), dalam lingkingan
departemen atau lembaga
pemerintah, surat dapat
di bedakan dalam lima tingkatan
kerahasiaan adalah :
1.
Konfidensial atau
terbatas ( K ), adalah
sifat yang di
berikan kepada surat
yang isinya memuat
keterangan yang bersifat
rahasia, namun karena
permasalahannya harus di
proses oleh beberapa
pejabat tertentu secara
terbatas dalam kedinasan.
2.
Embargo (
E ), adalah
sufat yang di
berikan kepada surat
yang isinya memuat
keterangan yang harus
di rahasiakan sampai
waktu yang di
tentukan.
3.
Sangat Rahasia
( SR ),
adalah sifat yang
di berikan kepada
surat yang isinya
memuat keterangan yang
berhubungan dengan keamanan
nasional dan stabilitas
ekonomi moneter negara.
4.
Rahasia scret
( R ),
adalah sifat yang
di berikan terhadap
surat yang isinya
memuat keterangan yang
bilamana di siarkan
secara tidak sah
atau jatuh kepada
yang tidak berhak,
dapat menurunkan martabat
dan kewibawaan negara.
5.
Biasa (
B ), adalah
surat yang isinya
tidak memuat keterangan
khusus yang bersifat
rahasia dan tidak
di gunakan untuk
kepentingan kedinasan.
Adapun kualifikasi surat dari
segi penyimpanan surat
di bedakan sebagai
berikut :
a.
Surat tertutup,
merupakan surat
yang masih dalam
sirkulasi.
b.
Surat terbuka,
merupakan surat atau
dokumen yang sudah
di serahkan kepada
arsip nasional.
J. Prinsip-Prinsip
Surat
Menurut Moekijat (
1982 : 52
) ada empat
prinsip – prinsip surat yaitu :
1.
Keringkasan, ini
berarti bahwa surat harus pendek,
walaupun ada beberapa
surat yang panjang
akan tetapi adalah
masih mungkin menggunakan
jumlah kata yang
sedikit - dikitnya
untuk menanyakan arti
yang penulis ingin
sampaikan.
2.
Kejelasan, tidak
boleh ada arti
dua, misalkan kata
“ apakah yang
di maksud ini
apa itu “
maka surat tersebut
di katakan tidak
jelas.
3.
Kesederhanaan, dalam
pembuatan surat kata - kata
yang sederhana akan
memberikan arti yang
lebih jelas dari
pada menggunakan kata
- kata yang
panjang dan sulit.
4. Kesopanan,
pembuatan surat dengan
penyusunan kalimat yang
bijaksana, suatu pendekatan
yang menyenangkan dan
penulisan yang lancar
membentuk nada surat.
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN
A. Latar Belakang instansi
Menurut
UPTD DIKPORA Sukamulia Kabupaten Lombok
Timur (2003) riwayat/sejarah singkat kantor Unit Pelaksana Tekhnis Daerah Dinas
Pendidikan Dan Olahraga (UPTD DIKPORA) Sukamulia Kabupaten Lombok Timur bermula
pada tahun 1982 dengan pembentukan UPTD Sukamulia Kabupaten Lombok Timur
berdasarkan surat keputusan Dir. Jendral Cipta Dep. PU
No.26/KPTS/CK/1982.Tanggal 01 Nop. 1982. Tentang : Pebentukan Unit Pelaksana
Tekhnis (U.P.T.D) Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Pada tahun 1990 pendiri
UPTD Sukamulia Kabupaten Lombok Timur berdasarkan Pert. Daerah No.2 tahun 1990
tanggal 09 juni 1990, tentang : pendirian Unit Pelaksana tekhnis (UPTD)
Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Pada tahun 1991 tentang pengelolaan UPTD
Dikpora Sukamulia berdasarkan berita acara serah terima nomor 050.13534.014
pihak pertama, nomor 050.13/308/008 pihak kedua, tanggal 27 Nop. 1991 tentang :
penyerahan dan pengelolaan Tugas dari Pemerintah Pusat kepada Pemerintah Daerah
Kabupaten Lombok Timur. Pada Tahun 1993 status pengurus dan pegawai berdasarkan
Peraturan Daerah No.06 tahun 1993 tanggal 11 September 1993. Tentang :
Ketentuan-ketentuan pokok Badan Pengawasan, Direksi dan Kepegawaian UPTD Dikpora
Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.
1.
Tugas dan Fungsi UPTD Dikpora
sukamulia
Dinas adalah unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam menyelenggarakan
sebagian urusan rumah tangga Daerah di Bidang Pendidikan, Pemuda dan Olahraga
yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Untuk melaksanakan tugas,
Dinas mempunyai fungsi :
a.
Perumusan kebijakan teknis
penyelenggaraan pendidikan, pemuda dan olahraga yang meliputi pendidikan dasar,
pendidikan menengah dan kejuruan, pendidikan anak usia dini, pendidikan luar
sekolah, kepemudaan dan olahraga;
b. Perencanaan meliputi perumusan rencana dan program di bidang
pendidikan, pemuda dan olahraga yang meliputi pendidikan dasar, pendidikaan
menengah dan kejuruan, pendidikan anak usia dini, pendidikan luar sekolah,
kepemudaan dan olahraga;
c. Pelaksana penetapan kebijakan oprasional pendidikan kabupaten sesuai
dengan kebijakan nasional dan provinsi sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
d. Pembinaan administrasi yang meliputi pembinaan administrasi keuangan
dan pelaporan, pembinaan administrasi hukum dan kepegawaian, pembinaan
administrasi umum dan perlengkapan;
e. Pelaksanaan pengawasan kesiswaan, keuangan, ketatalaksanaan,
alat-alat perlengkapan, pembangunan gedung sekolah, tenaga teknis dan kurikulum;
f.
Pelaksana penyediaaan sistem
informasi manajemen pendidikan kabupaten;
g. Penyelenggaraan dan pembinaan pendidikan, pemuda dan olahraga serta
kerja sama dengan instansi lain dalam mengembangkan seni budaya;
h. Pelaksanaan pemberian kajian teknis perijinan dan atau rekomendasi
pendirian serta pencabutan izin satuan pendidikan dasar, satuan pendidikan
menengah dan satuan/penyelenggara pendidikan nonformal;
i.
Pelaksanaan pembinaan,
pemantauan, pengawasan dan pengendalian serta monitoring, evaluasi dan pelaporan
tugas Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga;
j.
Pelaksanaan pembinaan,
pemantauan, pengawasan, dan pengendalian serta monitoring, evaluasi dan
pelaporan UPTD Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Sukamulia;
k.
Melaksanakan tugas-tugas lain
yang diberikan oleh Pemerintah Daerah;
2. Visi dan Misi Kantor UPTD Dikpora Sukamulia
Kab. Lombok Timur
a.
Visi
keadaan
yang ingin dicapai dalalm pembangunan pendidikan di Kecamatan Sukamulia adalah
: “ Terwujudnya Masyarakat Sukamulia yang sehat Jasmani dan Rokhani, memiliki
keimanan serta kepribadian yang kuat, cerdas, terampil, berpengetahuan ,
berwawasan dan berdaya saing tinggi di era globalisasi “.
b. Misi
Dalam rangka mewujudkan keadaan diatas, maka tugas yang
diemban untuk dilaksanakan Dinas Pendidikan Sukamulia, adalah :
1.
Memperluas akses dan
meningkatkan jangkauan layanan pendidikan kepada mesyarakat.
2.
Menyelenggarakan pendidikan
yang bermutu yang didukung dengan ketersediaan sarana prasarana pendidikan yang
memadai dan sumberdaya kependidikan yang berkualitas.
3.
Mengoptimalkan peran serta
masyarakat dalam pengelolaan dan pembangunan pendidikan.
B. Sistem yang sedang
Berjalan
Sistem Yang Sedang Berjalan pada
Kantor UPTD Dikpora Sukamulia dalam Pengimputan data Surat Masuk dan Keluar
maupun pembuatan Surat-surat masih menggunakan program aplikasi Microsoft Office (Word dan Axcel).
1.
Analisa Pengembangan
Pengertian perancangan sistem adalah
menyusun suatu sistem yang baru dengan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu di perbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa
hal diantaranya adalah :
a. Adanya permasalahan yang timbul pada
sistem lama yang dapat ketidak beresan dan tidak efisiennya operasi.
b. Untuk mengoptimalkan pelayanan pada
pengguna. Untuk meraih itu, di butuhkan adaya kecepatan informasi pada waktu
pengolahan data.
2.
Analisa Sistem Baru
Dari analisis sistem yang sudah
berjalan, kita dapat menentukan langkah mana yng dapat kita ambil, apakah akan
mengubah sistem yang sudah ada atau memperbaiki sistem tersebut yang dianggap
kurang efektif dan efisien. Setelah mengetahui sistem yang ada pada sistem
Pengimputan Data Surat Masuk dan Keluar
tersebut, dengan membandingkan data yang sudah di dapat, dalam laporan
ini hanya merubah sistem yang sudah ada, yang sebelumnya memakai Microsoft
Axcel dan Microsoft Word yang kemudian menjadi suatu aplikasi Kantor
UPTD DIkpora Sukamulia yang di harapkan dapat mempermudah dan mempercepat peroses
Pengimputan Data Surat Masuk Dan Keluar Pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia
Kabupaten Lombok Timur.
Langkah-langkah dalam proses
perubahan sistem Penginputan Data Surat Masuk Dan Keluar tersebut antara lain
sebagai berikut :
a.
Perancangn sistem secara
konseptual
Merupakan pembuatan model awal dari
data yang diperoleh yang masih bersifat konsep yang bertujuan untuk menentukan
data mana saja yang dipakai dalam pembuatan aplikasi sistem Pengimputan Data
Surat Masuk Dan Keluar.
b.
Perancangan sistem secara logis
Merupakan
tahapan untuk menentukan model konseptual ke model basis data yang akan
dipakai, juga termasuk pembuatan relasi antar tabel yang mungkin akan terjadi
dalam sistem tersebut.
c.
Perancangan sistem secara fisik
Merupakan tahapan untuk
menuangkan perancangan basis data yang besifat logis menjadi basis data yang
tersimpan pada media penyimpanan ekternal yaitu pembuatan sistem kedalam
software sistem. Software
sistem yang dipakai dalam pembuatan aplikasi ini adalah program aplikasi Visual
Basic 6.0
d. Penerapan sistem pada Microsoft Visual
Basic 6.0
Setelah data yang akan digunakan
dalam pembuatan aplikasi sistem Pengimputan Data tersebut ditentukan dan telah
menjadi satu kesatuan data atau sistem yang telah tersimpan kedalam database.
Langkah berikutnya yaitu pengolahan sistem tersebut pada Visual Basic 6.0
dengan menggunakan kontrol yang ada pada Visual Basic Tersebut.
3. Kebutuhan Sistem
(Hardware, Software)
Untuk mendukung sistem aplikasi yang akan
dibuat, penulis memerlukan beberapa prangkat yang terdiri dari :
a.
Hardware
Hardware
adalah perangkat keras komputer. Secara garis besar Hardware terdiri dari 3
(Tiga) komponen yaitu : Processor, Memory dan Input Output Device.
Adapun spesifikasi minimum perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi ini yaitu :
1) Komputer
Pentium IV CPU 2.40 GHz
2) Memory 512 MB
3)
Hardisk 40 GB PATA (Paralel ATA)
4) Monitor Tabung Advance 15”
5) Keyboard Neo PS/2
6) Mouse MDisk PS/2
7) Printer Connon Ip2700
8)
Dan lain-lain
b.
Software
Perangkat lunak yang ada pada UPTD Dikpora
Sukamulia kabupaten Lombok Timur yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Power
Point dan perangkat lunak yang tidak memproses database lainnya. Sedangkan
perangkat lunak yang di butuhkan untuk merancang program yang saya buat adalah
Microsoft Visual Basic 6.0 dan Ms. Acces.
4.
Kebutuhan User
Dalam
mengolah sebuah sistem dibutuhkan user yang nantinya akan menjadikan
sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Adapun user yang dibutuhkan
seperti :
a. Sistem Analisis, yaitu seorang yang ahli
dalam bidang pengembangan sistem yang akan membentuk dan membangun fasilitas
desain sebuah sistem sehingga sistem yang digunakan akan semakin baik sesuai
kebutuhan.
b. Programer, yaitu seorang yang akan
menyusun instruksi bagi Komputer agar dapat digunakan oleh pemakai (user)
serta merancang antar muka (Interface) pemakai pada program.
c. Operator, yaitu orang yang akan menangani
secaral lansung yang akan melakukan pengurusan terhadap data yang akan di olah, dimulai dari pengumpulan
data, perekaman atau penginputan data kedalam Komputer, hingga pemeriksaan
informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi yang di gunakan, baik dalam hard
copy ataupun soft copy.
d.
Teknisi, yaitu orang yang akan memperbaiki,
baik hardware maupun software.
5.
Perancangan Sistem Baru
Dalam perancangan sistem baru disini,
penuis akan merancang sebuah sistem yang akan digunakan sebagai rancangan
penginputan data surat masuk dan surat keluar pada UPTD Sukamulia Kabupaten
Lombok Timur. Perancangan sistem baru ini meliputi beberapa rancangan yang
berbentuk diagram, diantaranya adalah DFD (Data Flow Diagram) Perancangan Penginputan
data surat masuk dan surat keluar pada kantor UPTD Sukamulia dan ERD (Entity
Relationship Diagram) perancangan penginputan Data Surat Masuk dan keluar
pada Kantor UPTD Kabupaten Lombok Timur
a.
Data Flow Diagram (DFD)
Diagram aliran data mempresentasikan gambaran
dari aliran data dari suatu proses ke proses yang lainnya dalam prangkat lunak
yang akan dibuat.
Gambar 1.17 DFD Level O
Pada DFD (Data Flow Diagram) level 0 ini
merupakan penggambaran proses intraksi antar pengguna dan sistem, dimana
petugas sebagai pengguna system, akan memasukkan data kemudian diproses oleh sistem
dan menghasilkan laporan. Kemudian kepala UPTD memberikan sehingga menghasilkan
output data kepada petugas.
Gambar 1.18 DFD Level 1
DFD
level 1 merupakan sub proses dari pada level 0 dimana system informasi dipecah
menjadi dua proses inti yaitu proses data dan proses pembuatan laporan.
Gambar 1.19 DFD Level 2 (Proses
Data)
Pada gambar diatas menunjukkan proses data,
dimana pada bagian proses data terdapat sub bagian proses yaitu melihat data
yang akan diisi, memilih data yang akan diisi dan setelah data terlihat dan
terpilih maka langkah selanjutnya yaitu proses penginputan data.
b.
ERD (Entity Relationship
Diagram)
Pada
bentuk ERD (entity relationship diagram) ini diagram yang dibuat akan
mengilustrasikan komponen-komponen data. Dengan ERD (Entity Relationship Diagram) ini kita dapat membuat sebuah
relational condition/hubungan antar elemen dimana pada tahap selanjutnya dapat
diimplementasikan ke dalam bentuk tabel relasi.
Berikut adalah ERD (Entity Relationship Diagram) perancangan
penginputan Data Surat Masuk dan keluar pada Kantor UPTD Kabupaten Lombok Timur.
Gambar 1.20 ERD
c.
Perancangan Tabel
Rancangan
Database dari Sistem Pengimputan Data Surat Masuk Dan Keluar Pada Kantor UPTD
Sukamulia Kabupaten Lombok Timur ini dibuat menggunakan Microsoft Access. Dalam pembuatan Sistem Informasi tersebut
diperlukan beberapa tabel yaitu :
1. Rancangan Tabel Database Data Surat Masuk
Tabel 1.2 Database Data Surat Masuk
Field Name
|
Type
|
Size
|
No_Surat
|
Number
|
Long Integer
|
Alamat_Pengirim
|
Text
|
50
|
Tgl_Surat
|
Data/Time
|
-
|
Prihal
|
Text
|
50
|
c.
Rancangan Tabel Database Surat
Keluar
Tabel 1.3 Database Data Surat Keluar
Field Name
|
Type
|
Size
|
No_Surat
|
Number
|
Long Integer
|
Alamat_Penerima
|
Text
|
50
|
Tgl_Surat
|
Data/Time
|
-
|
Prihal
|
Text
|
50
|
6.
Flow chart
Flowchart Menjalankan
Program
Gambar 1.21 Flow Chart Pengimputan Data Surat Masuk Dan
Keluar
a.
Keterangan
Simbol untuk mulai menjalankan program yang telah di buat
menggunakan program visual basic 6.0.
Masukan nama pengguna yang akan menjalankan
program penginputan data
surat masuk dan surat
keluar.
Kemudian masukan passwords kedalam program sesuai dengan yang telah di tentukan oleh programmer, jika benar lanjutkan dengan
proses selanjutnya dan jika salah ulangi dari awal.
Selanjutnya ke form menu file yang
terdiri dari form penginputan surat
masuk dan form penginputan surat keluar
Kemudian masuk ke form
surat masuk yang akan di masukan ke dalam program
dan di simpan ke dalam database.
Form penginputan surat keluar di gunakan untuk menginput data surat
keluar yang didalamnya terdapat penginputan alamat penerima no surat, tgl surat
keluar dan sebagainya.
Kemudian masuk ke proses penyimpanan data-data yang telah di input
kedalam program penginputan data baik yang masuk maupun yang keluar.
Proses penginputan surat masuk dan keluar selesai.
7. Rancangan Antar muka ( Interface )
Rancangan antar muka (Interface)
dibuat guna untuk mempermudah user atau pengguna daam menginput maupun
memproses data. Rancangan ini di buat melalui program Visual Basic. Rancangan
tersebut meliputi diantaranya adalah: Rancangan form dan rancangan database.
a.
Rancangan Form
Rancangan
form ini dibuat dengan mengubah properties pada kontrol visual basic. Ada
beberapa form yang digunakan untuk perancangan Sistem peninputan data surat
masuk dan keluar menggunakan Visual Basic pada UPTD Dikpora Sukamulia di
Kabupaten Lombok Timur.
1.
Rancangan Form Password
Gambar 1.22
Rancangan Form Password
Tabel 1.4 Rancangan
Form Password
Ubah properties
Kontrol
|
Properties
|
Nilai
|
Form1
|
Caption
|
Login
|
Label1
|
Caption
|
Masukkan user id dan password anda
|
Label2
|
Caption
|
User ID
|
Label3
|
Caption
|
Password
|
Command1
|
Caption
|
Masuk
|
Command2
|
Caption
|
Kembali
|
2.
Rancangan Menu utama
Gambar 1.23
Rancangan Form Menu Utama
3.
Rancangan Form Input Data Surat
Masuk
Gambar 1.24
Rancangan Form Input Data Surat Masuk
Tabel 1.4 Rancangan Form Input Data Surat Masuk
Ubah Properties
Kontrol
|
Properties
|
Nilai
|
Form2
|
Caption
|
Input Data Surat Masuk
|
Label1
|
Caption
|
Input Data surat masuk Kantor UPTD Dikpora Kab. Lombok
Timur
|
Label2
|
Caption
|
No surat
|
Label3
|
Caption
|
Alamat Pengirim
|
Label4
|
Caption
|
Tgl Surat
|
Label5
|
Caption
|
Prihal
|
Frame
|
Caption
|
Input Data Surat Masuk
|
Text1
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text2
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text3
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text4
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Command1
|
Caption
|
Simpan
|
Command2
|
Caption
|
Hapus
|
Command3
|
Caption
|
Edit
|
Command4
|
Caption
|
Batal
|
Command5
|
Caption
|
Data Report
|
Command6
|
Caption
|
Keluar
|
Data1
|
Caption
|
Data1
|
Data1
|
Database
|
C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb
|
4.
Rancangan Form Input Data Surat
Keluar
Gambar 1.25
Rancangan Form Input Data Surat Keluar
Tabel 1.5 Rancangan Form Input Data Surat Keluar
Ubah Properties
Kontrol
|
Properties
|
Nilai
|
Form2
|
Caption
|
Input Data Surat Keluar
|
Label1
|
Caption
|
Input Data surat Keluar Kantor UPTD Dikpora Kab. Lombok
Timur
|
Label2
|
Caption
|
No surat
|
Label3
|
Caption
|
Alamat Penerima
|
Label4
|
Caption
|
Tgl Surat
|
Label5
|
Caption
|
Prihal
|
Frame
|
Caption
|
Input Data Surat keluar
|
Text1
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text2
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text3
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text4
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Command1
|
Caption
|
Simpan
|
Command2
|
Caption
|
Hapus
|
Command3
|
Caption
|
Edit
|
Command4
|
Caption
|
Batal
|
Command5
|
Caption
|
Data Report
|
Command6
|
Caption
|
Keluar
|
Data1
|
Caption
|
Data1
|
Data1
|
Database
|
C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb
|
5.
Rancangan Form Pencarian Data
Surat Masuk
Gambar 1.26
Rancangan Form Pencarian Data Surat Masuk
Tabel 1.6 Rancangan Form
Pencarian Data Surat Masuk
Ubah properties
Kontrol
|
Properties
|
Nilai
|
Form2
|
Caption
|
Cari Data Surat Masuk
|
Label1
|
Caption
|
Pencarian Data surat masuk Kantor UPTD Dikpora Kab.
Lombok Timur
|
Label2
|
Caption
|
No surat
|
Label3
|
Caption
|
Alamat Pengirim
|
Label4
|
Caption
|
Tgl Surat
|
Label5
|
Caption
|
Prihal
|
Frame
|
Caption
|
Cari Data Surat Masuk
|
Text1
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text2
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text3
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text4
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Command1
|
Caption
|
Simpan
|
Command2
|
Caption
|
Edit
|
Command3
|
Caption
|
Batal
|
Command4
|
Caption
|
Data Report
|
Command5
|
Caption
|
Keluar
|
Data1
|
Caption
|
Data1
|
Data1
|
Database
|
C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb
|
6.
Rancangan Form Pencarian Data Surat
Keluar
Gambar 1.27
Rancangan Form Pencarian data Surat Keluar
Tabel 1.7 Rancangan Form Pencarian data Surat Keluar
Ubah Properties
Kontrol
|
Properties
|
Nilai
|
Form2
|
Caption
|
Cari Data Surat Keluar
|
Label1
|
Caption
|
Pencarian Data surat keluar Kantor UPTD Dikpora Kab.
Lombok Timur
|
Label2
|
Caption
|
No surat
|
Label3
|
Caption
|
Alamat Penerima
|
Label4
|
Caption
|
Tgl Surat
|
Label5
|
Caption
|
Prihal
|
Frame
|
Caption
|
Input Data Surat Masuk
|
Text1
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text2
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text3
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Text4
|
Text
|
<Kosongkan>
|
Command1
|
Caption
|
Simpan
|
Command2
|
Caption
|
Edit
|
Command3
|
Caption
|
Batal
|
Command4
|
Caption
|
Data Report
|
Command5
|
Caption
|
Keluar
|
Data1
|
Caption
|
Data1
|
Data1
|
Database
|
C:\Users\ACER\Documents\ABD MUHID\DBMaster.mdb
|
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
A.
Implementasi
1.
Definisi Implementasi
Sistem telah selesai dirancang,
desain juga telah dirancang secara rinci, saatnya untuk melakukan tahap
selanjutnya. Implementasi sistem adalah prosedur sistem yang dilakukan untuk menyelesaikan
perancangan sistem agar siap untuk di operasikan.
2.
Tahap Implementasi
Tahap-tahap implementasi yang penulis
lakukan untuk menyelesaikan tugas akhir ini adalah:
a.
Menyelesaikan desain sistem
Penulis harus merancang DFD,ERD,
flowchart, desain menu, desain input, desain output dan program untuk
perancangan database input data surat masuk dan surat keluar pada UPTD Dikpora
Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.
b.
Menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak
Penulis harus menyediakan semua
perangkat keras dan perangkat lunak sebagai penunjang dalam mengerjakan tugas
akhir ini di antaranya seperti sistem operasi, bahasa pemrograman Visual Basic
6.0 dan sebagainya.
c.
Penulisan program
Jika perangkat keras dan perangkat
lunak yang dibutuhkan telah tersedia maka penulis melakukan tahap pembuatan
atau penulisa listing-listing program.
d.
Pengujian sistem
Sebelum program dinyatakan benar maka
program terlebih dahulu harus bebas dari kesalahan atau error. Oleh sebab itu
harus dilakukan tahap pengujian program untuk mengetahui apakah program dapat
menerima input dengan baik atau tidak, serta memberikan output yang sesuai
dengan yang di input.
e. Mendapat
persetujuan
Persetujuan dari pihak yang akan
memakai sistem dimana dalam hal ini ialah pihak Unit Pelaksana Tekhnis Daerah
(UPTD) Sukamulia Kabupaten Lombok Timur.
f. Perawatan
sistem
Walaupun sistem telah dapat digunakan
perawatan terhadap sistem merupakan satu hal yang sangat penting untuk
dilakukan, tanpa adanya perawatan terhadap sistem, sistem tidak akan selamanya
berjalan dengan baik.
3.
Tujuan Implementasi
Tujuan
Implementasi adalah:
a.
Menyelesaikan desain sistem
yang ada dalam dokumen sistem yang telah disetujui, menyusun dokumen-dokumen
baru ataupun dokumen-dokumen yang telah mengalami proses perbaikan.
b.
Menulis, pengujian dan
mendokumentasikan program-program dan produser-produser yang telah diperbaiki
oleh desain sistem yang telah disetujui.
c.
Memastikan apakah user dapat
mengoperasikan sistem yang baru.
d.
Mmeperhitungkan bahwa sistem
telah memenuhi permintaan user yaitu dengan melakukan pengujian sistem secara
keseluruhan.
e.
Memastikan bahwa kovensi ke
sistem baru berjalan dengan benar, dengan melakukan perencanaan, mengontrol dan
melakukan instalansi yang benar terhadap sistem.
4.
Pembahasan dan Tampilan Form baru
Dari
rancangan-rancangan yang telah dibuat diatas, dapat ditampilkan form baru
sebagai penginputan data surat masuk dan keluar pada kantor UPTD Sukamulia
Kabupaten Lombok Timur. Tampilan form baru ini meliputi beberapa tampilan form
dan data, diantaranya adalah : form password, form data surat masuk dan keluar,
Tabel data surat masuk dan keluar, Data Report surat masuk dan keluar.
Model Rancangan Aplikasi yang
telah dibuat:
a. Desaign Form Fasword
Gambar. 1.28 Desaign Form
Fassword
User ID dan fassword berfungsi untuk memasukkan identitas agar
para pengguna bisa masuk ke menu – menu berikutnya dengan menekan tombol masuk
dan sedangkan tombol keluar berfungsi untuk untuk selesai atau keluar dari form
password dengan mengklik tombol keluar maka secara otomatis keluar dari form
tersebut.
Berikut potongan listing Program Password
Gambar 1.29 Potongan Listing Program Password
b. Form Menu Utama
Gambar 1.30 Form Menu Utama
Pada form menu terdapat menu bar yang terdiri dari entri data, cari data, laporan dan exit. Adapun sub menu yang terdapat pada
menu entri data yaitu input data Surat Masuk dan Keluar, begitu juga dengan sub
menu yang terdapat pada menu pencarian data yaitu cari data surat masuk dan
surat keluar dan pada menu laporan terdapat juga sub laporan Surat Masuk dan
Surat Keluar, dan pada menu exit yaitu
untuk mengakhiri.
c. Desaign Form Input Data Surat Masuk
Gambar
1.31 Desaign Input Data Surat Masuk
Pada form ini diinputkan data surat yang masuk, Berikut potongan listing program input
data surat masuk
Gambar 1.32 Potongan listing Program input data Surat
Masuk
d. Desaign Form Input Data Surat Keluar
Gambar 1.33 Desaign Input Data Surat Keluar
Pada form ini
diinputkan data surat yang keluar pada kantor UPTD Dikpora Sukamulia tersebut. Berikut potongan listing program Daftar
surat masuk .
Gambar 1.34. Potongan listing Program Surat Keluar
e.
Form Pencarian Data Surat Masuk
Gambar 1.35 Desaign Cari Data Surat Masuk
Pada form ini pencarian data-data
surat masuk yang telah simpan pada form input data surat masuk. Berikut
potongan listing programnya :
Gambar 1.36. listing Program
Pencarian Data Surat Masuk
f.
Form
Pencarian Data Surat keluar
Gambar 1.37 Desaign Cari Data Surat Keluar
Pada form ini pencarian data-data
surat keluar yang telah simpan pada form input data surat keluar. Berikut
potongan listing programnya :
Gambar 1.38. listing Program Pencarian Data Surat Keluar
B. Pengujian Sistem
Pengujian aplikasi yang telah dibuat dilakukan
pada saat pembuatan atau penulisan listing
program dengan cara mengklik menu run
dan pilih star atau dengan menekan
tombol F5 pada Keyboard. Jika
aplikasi tidak ada kesalahan maka program akan beroperasi sesuai listing program yang dituliskan, tetapi
apabila ada kesalahan penulisan listing
program maka akan tampil debug
(Kesalahan Penulisan) dan aplikasi tidak akan beroperasi.
Jadi pengujian dan analisa dilakukan
sebelum peroses pembuatan installer
dan pendistribusian program aplikasi. Setelah program aplikasi bebas dari
kesalahan dan penulisan listing program
beroperasi sesuai keinginan maka program aplikasi sudah berhasil.
1.
Proses Untuk Login
Gambar 1.39 Proses pencarian data surat masuk dan surat
keluar.
Pada form login, user memasukkan User Name
(MUHID) dan Password (LPWN). Maka
secara otomatis muncul tampilan menu utama pada aplikasi Pengimputan Surat Masuk
dan Keluar pada Kantor UPTD Dikpora Sukamulia.
2.
Tampilan Menu Utama
Gambar 1.40 Tampilan Menu
Utama
Pada form menu utama user memilih menu-menu yang terdapat pada form menu utama. Ketika memilih menu
entri data surat masuk, maka akan secara otomatis masuk ke form input data surat masuk,
begitupun seterusnya.
3.
Tampilan Form Input Data Surat
masuk
Gambar 1.41 Tampilan Penginputan Data Surat Masuk
4.
Tampilan Form Input Data Surat
Keluar
Gambar 1.42 Tampilan Penginputan Data Surat Keluar
5.
Tampilan Form Hasil Pencarian
Surat Masuk
Gambar 1.43 Hasil psroses pencarian data surat masuk.
6.
Hasil pencarian data surat
keluar
Gambar
1.44 Hasil peroses pencarian data surat
keluar.
7.
Hasil pencarian data
refort surat masuk
Gambar
1.45. Hasil pencarian data refort surat
masuk
8.
Hasil pencarian data
refort surat keluar
Gambar 1.46. Hasil
pencarian data refort surat keluar
BAB V
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian yang telah dibahas
pada bab-bab sebelumnya, maka secara garis besar dapat ditarik kesimpulan bahwa
sistem input data surat masuk dan surat keluar pada kantor UPTD Dikpora
sukamulia Kabupaten Lombok Timur pada saat ini belum memakai sistem
komputerisasi sehingga sering mengalami kekacauan dan penanganannya yang kurang
efisien dalam proses penginputan data.
Penggunaan sistem komputerisasi pada Kantor
UPTD Dikpora SukamuliaKabupaten Lombok Timur dengan menggunakan aplikasi microsoft visual
basic 6.0 dan Ms. Acces memiliki beberapa kelebihan yaitu :
1.
Sistem input data surat masuk
dan keluai dengan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0 dan Microsoft
acces lebih efektif dan efisien serta mempunyai kapasitas ruang penyimpanan
data yang lebih besar.
2.
Dengan menggunakan sistem
komputerisasi pada UPTD Dikpora Sukamulia maka dapat manunjang efisiensi dan
efektifitas dalam pengolahan data surat,
misalnya dalam penyimpanan data surat akan lebih aman.
3.
Dengan menggunakan program
aplikasi sistem input data surat ini maka pencarian data akan lebih mudah
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
4.
Dengan adanya sistem
komputerisasi maka pembuatan laporan akan lebih cepat serta meminimalkan hilangnya data.
B. Saran
Harapan penulis dalam
penyusunan laporan ini adalah semoga dapat membantu proses kerja pada Kantor
UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten Lombok Timur , khususnya pada bagian
administrasi.
Untuk itu penulis mengemukakan
saran-saran sebagai bahan pertimbangan dalam memperbaiki kekurangan-kekurangan yang dialami
selama proses kerja, yaitu sebagai berikut :
1.
Untuk mengatasi agar tidak
terjadi proses kerja yang memerlukan waktu lama dan sering menghadapi berbagai
macam masalah maka diperlukan sarana pendukung yang lengkap, memadai serta
canggih, dengan cara menambah fasilitas komputer dengan lebih lengkap agar
dapat mengolah data dalam volume yang cukup besar.
2.
Diperlukan pula sumber daya
manusia yang handal dibidangnya yang mampu mendayagunakan perangkat komputer
sehingga sebagai pengolah data dapat juga menyajikan informasi yang berguna
bagi pemakainya.
3.
Perlu diadakan latihan-latihan
khusus (training) bagi pegawai pada
bagian tata usaha khususnya sub bagian absensi yang kurang terampil sehingga
menjadi pegawai yang terampil dan terlatih.
4.
Perubahan dari sistem yang lama
ke sistem yang baru hendaknya dilakukan secara bertahap sehingga manfaat dari
sistem yang baru akan lebih terasa.
5.
Pemanfaatan media komputer sebagai
jembatan arus informasi dan pendukung kegiatan kerja sudah seharusnya
diterapkan terutama pada bagian-bagian yang selama ini masih menggunakan cara
manual.
Untuk LPWN
1. Meningkatkan frekuensi untuk mengontrol
mahasiswa agar tetap tekun bekerja dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
(PKL)
2.
Lebih
meningkatkan pelayanan dan perlu adanya fasilitas yang lengkap untuk praktik.
C. Rekomendasi
Berdasarkan hasil program aplikasi yang dibuat,
maka sangat memudahkan untuk mengimput data surat masuk maupun surat keluar dan
penyusun dapat merekomendasikan bahwa program yang telah diuji bisa digunakan
oleh para karyawan karyawati pada kantor UPTD Dikpora Sukamulia Kabupaten
Lombok Timur dan penyusun laporan.
DAFTAR
PUSTAKA
Nanang Kustiawan,2003. Membuat
Surat Dinas atau Resmi. Surabaya: Pustaka Media.
Firdaus, 2005, Pemrograman Database dengan Visual Basic 6 untuk
orang Awam, Palembang,
Maxikom.
Bahtiar, hariman. 2011, Modul Pemrograman Visual Basic Lpwn
Hamzanwadi Pancor, pancor
tavipia.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15425/DFD.pdf
merasa terbantu kakak ,, tapi kog gag ada gambaran formnya ya ??
BalasHapusgambarnya mana kaka .-.
BalasHapusmintak souce codenya dong gan,,,
BalasHapuske email ni aja kirm ea riarestup@gmail.com
sebelumnya terima kash,,
boleh minta source codenya gan?? jka brknan bsa d krim ke dewiratnasari24679@gmail.com mksih sblumnya.. :)
BalasHapusBoleh minta source codenya gak gan.. ? kalau bisa kirimin ya.. fandy9ates@gmail.com , terimakasih..
BalasHapusboleh share souce codeny nggak gan,
BalasHapusklau boleh krim ke email ana harmokobnj@yahoo.com.
terimakasih.
terima kasih banyak :)
BalasHapusboleh share source code nya ngga, kalo boleh kirim ke meisakridevilawanti@gmail.com
makasi :)
ka ko gambar form nya ga kebuka, boleh minta ga? buat referensi:) krom ke email dwinanda_riska@yahoo.com yah kalo boleh. terima kasih
BalasHapusBoleh minta source codenya ?please,... tolong ya gan ke kamerad2356@gmail.com
BalasHapusThank's a lot...
Boleh minta source codenya.?
BalasHapusKalo boleh kirim donk ke ismiyati479@gmail.com.
Terimakasih.
boleh minta source codenya ke ayuintanlestari4@gmail.com
BalasHapus